Guide du demandeur
G. Directives et renseignements supplémentaires pour les employeurs
Cette section contient de l’information utile aux employeurs pour le maintien de l’accord de Travail partagé, notamment :
- des directives pour remplir les relevés d’emploi;
- des directives pour remplir les Rapports d’utilisation; et
- d’autres renseignements concernant les cessations d’emploi, les licenciements et les prolongations.
i. Relevés d’emploi
Un relevé d’emploi doit être fourni pour chaque employé qui participera au programme de Travail partagé. Le relevé d’employé ne peut être produit avant que l’employé n’ait terminé ses quarts de travail avant le début de l’accord. Les relevés d’emploi peuvent être transmis par voie électronique par le relevé d’emploi sur le Web (RE Web). Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devrez vous inscrire pour le RE Web.
Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devez vous inscrire. Pour de plus amples renseignements, consultez le site servicecanada.gc.ca cliquez sur « Gérez les relevés d’emploi »
Pour simplifier la production des relevés d’emploi, vous pouvez fixer le début de l’accord de Travail partagé à la fin d’une période de paie. Remarque : Tous les accords de Travail partagé débutent le dimanche.
Questions fréquemment posées :
- Point 11 – Cette case doit indiquer le dernier jour de travail AVANT la date de début de l’accord de Travail partagé. Par exemple, si votre accord débute un dimanche et que vos employés travaillent du lundi au vendredi, la dernière journée de travail des employés sera le vendredi AVANT la semaine où débute l’accord de Travail partagé.
- Point 16 – Le motif de la production du relevé est « H » – Travail partagé.
Pour de plus amples renseignements sur la façon de produire le relevé d’emploi, consultez notre site Web à servicecanada.gc.ca (cliquez sur « Employeurs » puis sur « Relevés d’emploi ») ou communiquez avec un conseiller en relevé d’emploi au numéro de téléphone indiqué dans le guide « Comment remplir le relevé d’emploi ».
ii. Feuille d’adhésion
Afin de traiter les prestations de Travail partagé pour chaque employé, l’employeur doit compléter et soumettre à Service Canada la feuille d’adhésion, sur laquelle on y trouve le nom de tous les participants et leur numéro d’assurance sociale.
On peut envoyer la feuille d’adhésion par messagerie ou par la Passerelle de données.
La Passerelle de données est un outil de transmission Web qui permet aux employeurs de communiquer de l’information sur leurs employés par voie électronique à Service Canada de façon sécuritaire et fiable. Le Guide de l’utilisateur pour la Passerelle de données contient des renseignements importants qui vous aideront à soumettre vos Rapports d’utilisation hebdomadaires.
Voici les avantages d’utiliser la Passerelle :
- vous pouvez soumettre vos Rapports d’utilisation par voie électronique en utilisant la Passerelle;
- c’est rapide, commode et convivial; et,
- la technologie de chiffrement garantit que l’information est envoyée en toute sécurité.
Un numéro d’utilisateur et un mot de passe seront assignés à votre entreprise et vous devrez les utiliser pour accéder au site Web de la Passerelle. Ils vous seront communiqués par lettre, dès l’entrée en vigueur de l’accord.
De plus, la lettre vous donnera un numéro sans frais où vous pourrez obtenir de l’aide et des orientations sur la façon d’obtenir un manuel d’instruction et tous les liens Web dont vous avez besoin.
Afin de protéger les renseignements personnels de vos employés, n’envoyez pas de documents portant un numéro d’assurance sociale par courriel ou par télécopieur.
iii. Rapports d’utilisation
Pour déterminer le temps d’utilisation du Travail partagé et afin que Service Canada puisse déterminer les prestations payables aux employés, les employeurs qui concluent un accord de Travail partagé doivent remplir un Rapport d’utilisation chaque semaine.
Pour obtenir un exemplaire du Rapport d’utilisation, veuillez cliquer sur la version qui s’applique le mieux à votre entreprise, en fonction du nombre d’employés qui participent à l’accord de Travail partagé.
- Pour 1 à 25 employés
- Pour 26 à 50 employés
- Pour 51 à 100 employés
- Pour 101 à 150 employés
- Pour 151 à 250 employés
- Pour 251 à 350 employés
- Pour 351 à 500 employés
Si l'accord de Travail partagé touche plus de 500 employés, veuillez communiquer avec votre agent de programme afin qu'il vous fournisse le rapport d'utilisation approprié à votre situation.
Un échantillon visuel du Rapport d'utilisation est fourni à titre de référence, cependant, afin que Service Canada puisse traiter votre demande, veuillez compléter la version Excel adéquate du formulaire ci-dessus.
Le Rapport d’utilisation doit être achevé chaque semaine dès la première semaine de votre accord de Travail partagé puisqu’il est requis afin que Service Canada puisse payer vos employés.
Si vous avez commis une erreur dans un Rapport d'utilisation déjà soumis à Service Canada, veuillez compléter et soumettre le Rapport d'utilisation modifié, en mettant à jour seulement les changements requis.
Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour des directives sur la façon de remplir le Rapport d’utilisation . Toutes questions à propos de la façon de remplir le Rapport d’utilisation devrait être dirigées au Centre de contact pour les employeurs (1-800-367-5693).
Numéro de l’accord |
Indiquez le numéro assigné à l’accord de Travail partagé. C’est un numéro de 7 à 10 chiffres qui doit être inscrit sans espaces ni caractères autres que numériques. |
|---|---|
Employeur |
Indiquez le nom de l’entreprise. |
Semaine commençant (dimanche) |
Indiquez la date de début de la semaine de la période de déclaration. La date doit toujours être un dimanche et doit être inscrite dans un format compatible à votre ordinateur, soit 26/07/2009, 2009/07/26 ou le 26 juillet 2009. |
NAS |
Inscrivez le numéro d’assurance sociale de l’employé, soit un nombre de 9 chiffres qui doit être inscrit sans espaces ni tirets. |
Prénom |
Indiquez le prénom de l’employé. |
Nom |
Indiquez le nom de famille de l’employé. |
Heures hebdomadaires normales |
Indiquez le nombre d’heures que l’employé travaillerait normalement dans une semaine. Si les heures hebdomadaires normales varient d’une semaine à l’autre, indiquez la moyenne des heures travaillées pour chaque employé au cours des deux dernières années. Dans le cas du rapport d'utilisation seulement, indiquez le nombre d'heures qu'aurait normalement travaillé l'employé durant la semaine concernée en l'absence d'un accord de Travail partagé. Par exemple, si l'employé travaillait habituellement 8 heures par jours, 5 jours par semaine, il faudrait indiquer 40. Si les heures travaillées par l'employé étaient habituellement variables d'une semaine à l'autre, les heures normales de travail indiquées sur les rapports d'utilisation varieront également. Voici l'exemple d'un horaire de travail variable et de ce qui serait indiqué sur le rapport d'utilisation: Semaine 1: Heures hebdomadaires normales = 35 Dans cet exemple, l'Annexe A (complétée par l'employeur et les employés au début de l'accord de Travail partagé) indiquerait des Heures hebdomadaires normales de 40 heures puisque ce nombre représente la moyenne des heures de travail de l'employé [35+45/2]. Par contre, le nombre d'Heures hebdomadaires normales indiqué dans le rapport d'utilisation serait de 35 pour chacune des semaines 1 de l'horaire de travail de l'employé et serait de 45 pour chacune des semaines 2. |
Heures réelles de travail |
Indiquez le nombre d’heures réelles travaillées, incluant les heures supplémentaires. Si la semaine comporte un jour férié, les heures travaillées n’inclut pas le jour férié sauf si l’employé a effectivement travaillé ce jour. Si l’employé ne travaille pas aucune heure dans une semaine comportant un jour férié, il faut ajouter le montant payé en vertu du jour férié dans la colonne « tout autre montant payé » et indiquer « payé en vertu d’un jour férié » dans la colonne « commentaires ». Si un employé a été rappelé au travail et qu’il a travaillé 1 heure mais qu’à cause des lois sur le travail ou d’une convention collective, il a été payé pour 4 heures, le Rapport d’utilisation doit indiquer l’heure effectivement travaillée et non les 4 heures pour lesquelles il a été payé. |
Heures manquées dû au Travail partagé |
Indiquez le total des heures de travaille manquées par l’employé à cause du Travail partagé. (p. ex. Si l’employé travail d’habitude 40 heures pendant 5 jours et il/elle a enregistré un jour de Travail partagé, il/elle aura manqué 8 heures.) Si une partie d’heure a été travaillée, arrondissez à la prochaine demi-heure. Les heures supplémentaires effectuées par l’employé doivent être déduites des heures manquées à cause du Travail partagé. Par exemple, si l’employé a travaillé 2 heures supplémentaires, les heures manquées à cause du Travail partagé doivent être réduites de 2 heures. Si la semaine comporte un jour férié, les heures manquées à cause du jour férié ne sont pas incluses aux heures manquées dû au Travail partagé. En cas de circonstances inhabituelles ou si vous n’êtes pas certain si les heures manquées sont dues au Travail partagé ou non, veuillez consulter votre agent de programme. |
Jours non disponible (excluant la maladie) |
Indiquez le nombre de journées complètes où l’employé n’était pas disponible pour des raisons autres que la maladie. Ce chiffre ne devrait pas être plus élevé que 7. Les jours non disponibles comprennent, mais ne sont pas limités :
Les jours non disponibles n’incluent pas les jours manqués à cause des jours fériés. |
|---|---|
Journées manquées dû à la maladie |
Indiquez le nombre de journées complètes où l’employé n’était pas disponible à cause de la maladie. Ce chiffre ne devrait pas être plus élevé que 7. Si cette colonne est remplie, il faut aussi remplir la colonne « montant de congé de maladie payé ». |
Montant de congé de maladie payé |
Indiquez le montant en dollars des journées de maladie payées à l'employé. Si autres sommes, telles que les sommes de la Commission de la santé et sécurité du travail (CSST) et de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT), sont payées à l'employé pour le congé de maladie, l'employeur n'est pas dans l'obligation d'indiquer la somme sur le Rapport d'utilisation. Il doit, cependant, indiquer que l'employé est payé par une tierce partie en remplissant la section « commentaires » (p. ex. CSST mm/jj/aaaa.) |
Tout autre montant payé |
Indiquez toute autre somme en dollars payée à l’employé, p. ex. : congés payés, congés fériés ou autres sommes payées au départ. |
Commentaires |
Inscrivez ici tout autre renseignement (p. ex. : l’employé est en congé d’invalidité à court ou à long terme, ou le type de « toute autre somme reçue » par l’employé). Si l’employé a été licencié, congédié, suspendu ou a démissionné ou est en congé, veuillez indiquer la raison et la date de départ. Toutes fermetures prévues devraient être indiquées dans cette section. |
Totaux |
Indiquez le total des montants de ces trois colonnes. * Si vous remplissez le formulaire électroniquement, le calcul se fait automatiquement. |
% d’utilisation |
Utilisez la formule suivante : Heures totales manquées à cause du Travail partagé ÷ Heures totales hebdomadaires normales x 100. * Le formulaire électronique effectue automatiquement le calcul |
Certifié par |
Cet espace doit comprendre le nom du représentant autorisé de l’employeur qui remplit cette déclaration. Nota : L’espace doit aussi être signé si vous soumettez un Rapport d’utilisation en version papier. |
Poste |
Précisez le poste du représentant autorisé. |
Date |
Indiquez la date de la production du rapport. |
Numéro de téléphone |
Indiquez le numéro de téléphone du représentant autorisé. |
Le Rapport d’utilisation peut être soumis par voie électronique, au moyen d’une passerelle de données.
Nous vous encourageons fortement à faire parvenir vos Rapports d’utilisation par la passerelle puisque cela nous permet de recevoir vos Rapports d’utilisation dans une heure, ce qui assurera un traitement plus rapide des prestations de vos employés.
L’employeur qui n’utilise pas la passerelle peut poster un disque ou CD avec une version électronique (ou deux versions papier) du Rapport d’utilisation du Travail partagé au Centre opérationnel de paiement de l’assurance (COPA) de sa région, à l’une des adresses ci-dessous :
Canada Atlantique (messagerie) : |
COPA /Immeuble du gouvernement du Canada |
|---|---|
Canada Atlantique (poste) : |
COPA /Immeuble du gouvernement du Canada |
Québec (messagerie) : |
COPA |
Québec (poste) : |
COPA |
Ontario (messagerie) : |
Service Canada |
Ontario (poste): |
Service Canada 3515 |
Canada Ouest (poste ou messagerie) |
Service Canada – Travail partagé |
iv. Modifications/changements d’un accord de Travail partagé
Les modifications suivantes exigent une autorisation préalable de Service Canada :
- prolongations à l’accord
- mises à pied
- ajouts, suppressions ou remplacements d’employés à une unité de Travail partagé
- fermetures
Les employeurs qui souhaitent modifier un accord de Travail partagé doivent remplir le formulaire Modification à un accord de Travail partagé (EMP 5103) en fournissant les renseignements requis. Veuillez prévoir un délai allant jusqu’à 30 jours pour le traitement. Il est important que l’employeur et le représentant des employés signent tous les deux toutes demandes de modifications. Ces modifications ne peuvent être mises en œuvre avant de recevoir l’approbation de Service Canada. Une fois approuvée, veuillez vous assurer que la modification apparaît sur votre Rapport d’utilisation hebdomadaire dans la section « commentaires ».
Service Canada doit être avisé par écrit dans un délai de trois jours des employés qui ont quitté l’entreprise pour l’une des raisons suivantes : démission, congédiement, absence autorisée, maladie, maternité, supplantation en vertu des conditions d’une entente collective. Une lettre doit être envoyée à l’agent de programme responsable du Travail partagé indiquant le nom et le numéro d’assurance-sociale de l’employé ou des employés touché(s), la dernière journée de travail de l’employé ou des employés et la raison du départ. La lettre doit porter la signature du représentant de l’employeur ainsi que du représentant des employés. Veuillez vous assurer que ces renseignements apparaissent sur votre Rapport d’utilisation hebdomadaire dans la section « commentaires ».
v. Autres obligations de l’employeur
Pendant la période de l’accord, l’employeur doit:
- rendre l’information relative à l’accord de Travail partagé accessible à tous les employés et s’assurer que le représentant des employés distribue une copie de l’Annexe des employés ci-jointe à tous les membres de l’unité de Travail partagé;
- établir un rapport des heures totales travaillées, des heures de travail manquées dues au Travail partagé et des heures de travail manquées dues à toute autre raison pour chaque employé à l’aide du Rapport d’utilisation hebdomadaire;
- maintenir tous les avantages sociaux existants. Il peut y avoir des réductions sur les versements ultérieurs de ces avantages si, par exemple, les primes et les paiements sont fondés sur un pourcentage du salaire brut (parce que les revenus bruts d'un employé seront réduits au cours de la période du Travail partagé);
- informer les employés que les prestations telles que les pensions, les indemnités de vacances et, dans certaines circonstances, les demandes ultérieures des prestations d'assurance-emploi, peuvent être modifiées par la participation au programme de Travail partagé, généralement parce que des employés touchent un salaire brut plus faible (assurable);
- tenir des dossiers appropriés de chaque employé qui participe au Travail partagé au cours de l'accord, y compris les salaires et toute autre rémunération versée aux employés chaque semaine;
- rendre ces documents disponibles, sur demande, à Service Canada aux fins d'inspection et de vérification;
- établir un rapport sur les progrès du plan de redressement;
- aviser Service Canada avant tout changements à l'accord;
- maintenir un calendrier des travaux et le suivi des heures supplémentaires effectuées par les employés de l’unité de Travail partagé;
- aviser Service Canada des changements aux horaires de travail sur une base continue. Les dates précises et le nombre de travailleurs concernés doivent être inclus et doivent être communiqués avant le changement; et
- planifier au moins une demi-heure de travail par semaine pour les salariés afin qu'ils se qualifient pour les prestations d’assurance-emploi pour le Travail partagé.