Chapitre 2 : Directives sur la façon de remplir le relevé d'emploi case par case

Dans ce chapitre, vous trouverez des directives détaillées sur la façon de remplir le RE. Si vous avez des questions, appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874).

Voir Annexe 3 – Exemple d'un relevé d'emploi papier déjà rempli.

Dans quel ordre dois-je remplir les cases du relevé d'emploi?

Vous pouvez remplir les cases 1 à 9, 13 et 14 dans l'ordre qui vous plaît, puisqu'il s'agit de renseignements de nature administrative. Toutefois, il est souvent plus facile de remplir les autres cases dans l'ordre suivant :

Étape 1: Inscrivez l'information sur la période d'emploi aux cases 10, 11 et 12. Vous saurez ainsi pour quelle période vous devez indiquer les heures et la rémunération assurables de l'employé.

Étape 2: Inscrivez aux cases 17A, 17B et 17C tout paiement que l'employeur a versé ou doit verser à l'employé à la cessation d'emploi (pour en savoir plus, consultez la section sur la case 17).

Étape 3: Calculez les heures assurables à inscrire à la case 15A.

Étape 4: Si vous devez remplir la case 15C (voir la première remarque à la page 12), faites-le maintenant. Inscrivez ensuite la rémunération assurable totale à la case 15B. N'oubliez pas d'ajouter tout paiement assurable versé à la cessation d'emploi, qui est indiqué à la case 17, au montant total correspondant à la dernière période de paie (champ P.P. 1 de la case 15C) et à la rémunération assurable totale (case 15B).

Remarques

  • Dans le cas des RE papier, vous devez remplir la case 15C uniquement si l'employé n'a reçu aucune rémunération assurable au cours d'une ou de plusieurs périodes de paie ou si vous choisissez de le faire afin de nous fournir les renseignements nécessaires pour le calcul des meilleures semaines variables (pour plus de renseignements, voir la case 15C – Rémunération assurable détaillée par période de paie).
  • Dans le cas des RE électroniques, vous devez toujours remplir la case 15C.

Case 1 – Numéro de série

Chaque RE papier comporte un numéro de série préimprimé, qui figure déjà à la case 1. Il est important de tenir un registre des numéros de série de tous les RE que vous avez remplis ou détruits et de le conserver pendant six ans.

Dans le cas du RE électronique, un numéro de série y est automatiquement attribué aussitôt qu'il est transmis à Service Canada. Il n'est pas nécessaire de tenir un registre de ces numéros de série, mais cela pourrait vous être utile si vous devez apporter des modifications à un RE électronique.

Case 2 – Numéro de série du RE modifié ou remplacé

Vous devez remplir cette case si vous produisez un deuxième RE pour modifier ou corriger des renseignements fournis sur un RE déjà rempli. Inscrivez-y le numéro de série du RE initial.

Remarque : Lorsque vous produisez un RE modifié, assurez-vous de remplir toutes les cases et d'inscrire de nouveau tous les renseignements corrects qui figuraient sur le RE initial, et non pas uniquement les renseignements modifiés.

Case 3 – Numéro de référence du registre de paie de l'employeur (optionnel)

À cette case, inscrivez le numéro de référence que vous utilisez pour identifier l'employé dans votre registre de paie.

Case 4 – Nom et adresse de l'employeur

À cette case, inscrivez le nom et l'adresse de l'employeur. Utilisez ceux figurant sur la formule de versement de l'Agence du revenu du Canada, qui est utilisée pour déclarer les retenues à la source. (Remarque: Vous devez inscrire le code postal de l'employeur à la case 7.)

Case 5 – Numéro d'entreprise de l'ARC (numéro de compte de retenues sur la paie)

Inscrivez le numéro de compte de retenues sur la paie de l'Agence du revenu du Canada (anciennement appelé « numéro d'entreprise »), qui est utilisé pour déclarer les retenues sur la paie de l'employé à l'ARC. Le numéro de compte de retenues sur la paie comporte neuf chiffres, suivis de deux lettres et de quatre autres chiffres. Vous devez indiquer les 15 caractères.

Remarques

  • S'il y a plusieurs numéros de compte de retenues sur la paie, inscrivez celui qui est utilisé pour déclarer les retenues sur la paie de l'employé visé par le RE.
  • Si l'employé occupe plus d'un poste dans l'entreprise, il se peut que le numéro de compte de retenues sur la paie soit différent pour chaque poste. Si c'est le cas et qu'il y a arrêt de rémunération, vous pouvez produire un RE en combinant tous les renseignements liés aux registres de paie. Si vous ne pouvez pas combiner tous les renseignements, vous pouvez produire un RE distinct pour chaque numéro de compte de retenues sur la paie.

Case 6 – Genre de période de paie

À cette case, indiquez le genre de période de paie utilisé. Les cinq genres de période de paie les plus courants sont les suivants : hebdomadaire, quinzaine, bimensuel, mensuel ou 13 périodes de paie par année.

Si les périodes de paie de genre « bimensuel » ou « mensuel » ne sont pas conventionnelles (c'est-à-dire qu'elles ne se terminent pas le quinzième jour ou le dernier jour du mois), inscrivez « bimensuel non conventionnel » ou « mensuel non conventionnel » à cette case.

Situations particulières

Pour les employés qui sont payés uniquement à commission ou qui reçoivent un salaire et des commissions versées à intervalles irréguliers: Inscrivez « hebdomadaire » comme genre de période de paie et calculez la moyenne de la rémunération reçue durant la période d'emploi visée par le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « Formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne ».

Pour les employés à contrat qui sont payés de façon irrégulière : Inscrivez « hebdomadaire » comme genre de période de paie et calculez la moyenne de la rémunération reçue durant la période d'emploi visée par le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « Formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne ».

Pour les employés dont les périodes de paie sont irrégulières : Inscrivez « hebdomadaire » comme genre de période de paie, par exemple si la longueur de vos cycles de paie varie (une période peut couvrir 29 jours, tandis que la suivante peut couvrir 32 jours). Calculez la moyenne de la rémunération reçue durant la période d'emploi visée par le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « Formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne

Exemple
Léa travaille pour un employeur dont les périodes de paie sont irrégulières; une période couvre 25 jours, la suivante, 29 jours et une autre, 35 jours. Il faut donc inscrire « hebdomadaire » comme genre de période de paie à la case 6 et calculer la moyenne de la rémunération reçue pour toute la période d'emploi à l'aide de la formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne.

Remarque: Un RE ne peut correspondre qu'à un seul genre de période de paie. Si le genre de période de paie change durant la période d'emploi de l'employé, vous devez produire un RE pour la période se terminant à la date à laquelle le changement est effectué. Si l'employé subit par la suite un arrêt de rémunération, vous devez produire un deuxième RE pour le reste de sa période d'emploi, jusqu'à l'arrêt de rémunération. À la case 10 du deuxième RE, inscrivez la date du premier jour payé après le changement de genre de période de paie, et à la case 11, inscrivez le dernier jour payé.

Case 7 – Code postal de l'employeur

À cette case, inscrivez le code postal de l'employeur.

Case 8 – Numéro d'assurance sociale de l'employé

À cette case, inscrivez le numéro d'assurance sociale à neuf chiffres de l'employé. Il est très important d'inscrire le bon numéro d'assurance sociale sur le RE, car nous ne pouvons pas traiter une demande de prestations d'assurance-emploi sans ce numéro.

Remarque: Les numéros d'assurance sociale qui commencent par un 9 sont des numéros temporaires. Vérifiez auprès de votre employé pour savoir s'il a reçu son numéro permanent. Dans l'affirmative, inscrivez ici le numéro permanent.

Case 9 – Nom et adresse de l'employé

À cette case, inscrivez le nom de l'employé (prénom et initiales, suivis du nom de famille) et son adresse, incluant le code postal.

Case 10 – Premier jour de travail

À cette case, vous devez habituellement indiquer le premier jour où l'employé a travaillé et reçu une rémunération assurable. Toutefois, si vous avez déjà produit un RE pour cet employé, la date que vous inscrirez à cette case doit correspondre au premier jour du retour au travail de l'employé après son dernier arrêt de rémunération (c'est-à-dire depuis la production du RE précédent).

Exemple 
Anne a commencé à travailler pour vous en mars 2009 comme paysagiste. Vous avez produit un RE pour Anne en novembre 2009, parce que votre entreprise cesse ses activités chaque année durant les mois d'hiver. Le 15 mars 2010, Anne recommence à travailler pour vous. Lorsqu'elle cesse de nouveau de travailler, en novembre 2010, vous devez produire un nouveau RE. Vous devez inscrire « 15/03/2010 » à la case 10 comme premier jour de travail d'Anne.

Remarques

  • La date que vous devez inscrire à la case 10 ne correspond pas nécessairement au jour où l'employé a été embauché, sauf si l'employé a travaillé au cours de cette journée. Le premier jour de travail doit être une journée où l'employé a travaillé et reçu une rémunération assurable.
  • Si vous prévoyez payer votre employé pour un jour férié antérieur à son premier jour de travail, appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874) pour avoir plus de renseignements sur la manière de le déclarer.

Case 11 – Dernier jour payé

À cette case, vous devez habituellement inscrire le dernier jour où l'employé a reçu une rémunération assurable. Cette date coïncide généralement avec le dernier jour de travail. Toutefois, dans certains cas, l'employé peut effectuer son dernier jour de travail, puis continuer de recevoir une rémunération assurable. Il peut s'agir de congés payés (des vacances ou des congés de maladie, par exemple), de congés accumulés ou de continuation du salaire (voir la section « Continuation du salaire » ci-dessous). Dans ce cas, indiquez la date du dernier jour payé à la case 11, et assurez-vous que cette date n'est pas un jour férié (pour en savoir plus sur la façon de consigner les données relatives aux jours fériés, consultez la section « Case 17B – Jour(s) férié(s) ».

Exemple
Nader tombe malade et doit arrêter de travailler pendant un certain temps. Son dernier jour de travail est le 7 mai 2010, date à laquelle il commence à recevoir des indemnités de congé de maladie, qui sont assurables. Au total, 10 jours de congé de maladie lui sont payés, jusqu'au 21 mai 2010. À la case 11 du RE de Nader, vous devez inscrire « 21/05/2010 ».

Remarque: Lorsqu'une partie du salaire de l'employé (excluant les sommes liées à des heures supplémentaires ou les indemnités de départ) demeure impayée à la cessation d'emploi parce que l'employeur a fait faillite, est mis sous séquestre ou fera l'objet d'une mise sous séquestre, vous devez inscrire le dernier jour pour lequel ce salaire est dû.

Exemple
Plusieurs employés d'une entreprise de construction apprennent qu'ils seront mis à pied le 30 novembre. Leur période de paie est de genre « mensuel », et puisque leur employeur a déclaré faillite, ces employés ne reçoivent pas leur dernier chèque de paie le 30 novembre. Même si les employés n'ont reçu aucune rémunération pour leur dernier mois de travail, vous devez tout de même indiquer le 30 novembre comme dernier jour payé à la case 11.

Continuation du salaire

L'employé peut bénéficier d'une continuation du salaire au lieu de recevoir un paiement forfaitaire à la cessation d'emploi. Cela signifie qu'il continue à recevoir régulièrement un chèque de paie et demeure admissible à tous les avantages sociaux d'un employé régulier pendant une certaine période. Il n'y a pas d'arrêt de rémunération entre le dernier jour de travail et le début de la période de continuation du salaire. En fait, il n'y a aucun arrêt de rémunération tant que la période de continuation du salaire ne prend pas fin. Pour cette raison, vous ne devez pas produire de RE avant la fin de la période de continuation du salaire. À la case 11, indiquez le dernier jour de cette période, et non le dernier jour travaillé.

Remarque: Pour savoir ce qu'est une continuation du salaire, communiquez avec l'Agence du revenu du Canada.

Case 12 – Date de fin de la dernière période de paie

À cette case, vous devez inscrire la date de fin de la dernière période de paie, qui comprend la date que vous avez inscrite à la case 11. En général, les dates inscrites aux cases 11 et 12 seront différentes, sauf lorsque le dernier jour payé à l'employé tombe le même jour que le dernier jour de la période de paie. Notez que la date figurant à la case 12 ne peut jamais être antérieure à celle qui figure à la case 11.

Exemple
Vos périodes de paie sont de genre « mensuel » et se terminent le dernier jour du mois. Saffi a commencé à travailler dans votre entreprise le 15 mars 2001, et elle a travaillé sans interruption jusqu'au 19 mars 2010, date de son dernier jour de travail. Il n'y a jamais eu d'arrêt de rémunération pendant ces 9 années, ce qui signifie que vous n'avez jamais produit de RE pour elle. Vous devez donc indiquer « 15/03/2001 » à la case 10, et « 19/03/2010 » à la case 11. À la case 12, vous devez inscrire « 31/03/2010 », puisque c'est à cette date que se termine la période de paie pendant laquelle tombe le dernier jour de travail de Saffi.

Remarque: Lorsque vous utilisez la formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne, inscrivez à la case 12 la date qui correspond au samedi de la semaine dans laquelle tombe le dernier jour payé.

Case 13 – Profession (optionnel)

À cette case, donnez une description précise de la profession principale de l'employé (vendeur, graphiste, ouvrier de la construction ou assistant juridique, par exemple).

Case 14 – Date prévue de rappel (optionnel)

À cette case, indiquez la date à laquelle l'employé reprendra le travail, si vous la connaissez. Sinon, cochez la case « Date non connue ». Si l'employé ne reprendra pas le travail, cochez la case « Retour non prévu ».

Important : N'utilisez pas de virgules dans les nombres dans RE Web

Veuillez noter qu'il n'est pas possible, dans la version française de RE Web, d'utiliser les virgules comme ponctuation décimale dans les nombres. Vous devez donc utiliser le point, comme en anglais. Ainsi, vous devez inscrire « 345.75 », et non « 345,75 ». Si vous tentez d'inclure une virgule, elle disparaîtra automatiquement. Cependant, elles réapparaîtront dans la version PDF.

Case 15A – Heures assurables totales

Pour déterminer si les heures sont assurables, consultez l'annexe 1 sur les Types de rémunération et heures assurables.

Le calcul du nombre d'heures à indiquer à la case 15A se fait en trois étapes. Vous devez :

  1. déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser;
  2. déterminer les heures assurables; et
  3. calculer les heures assurables totales.

Étape 1 – Déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser
À la case 6, vous avez indiqué le genre de période de paie. Vous devez maintenant déterminer le nombre de périodes de paie consécutives pendant la période d'emploi, c'est-à-dire l'intervalle entre la date indiquée à la case 10 et celle inscrite à la case 11. Plus précisément, en commençant par la période de paie la plus récente, vous devez calculer le nombre de périodes de paie complètes, partielles et nulles (c'est-à-dire celles au cours desquelles aucune rémunération assurable n'a été versée) pendant la période d'emploi, jusqu'à un maximum prédéterminé (consultez le tableau ci-dessous).

Calcul des heures assurables totales – Nombre maximal de périodes de paie
Genre de période de paie Nombre maximal* de périodes de paie consécutives (à partir de la plus récente) servant à calculer les heures assurables totales de l'employé
Hebdomadaire  53
Quinzaine  27
Bimensuel (incluant bimensuel non conventionnel) 25
Mensuel (incluant mensuel non conventionnel) 13
13 périodes de paie par année  14

* Le nombre de périodes de paie servant à calculer le nombre d'heures à inscrire à la case 15A n'est pas le même qu'à la case 15B.

Exemple 1 
Vos périodes de paie sont de genre « bimensuel » puisqu'elles se terminent le quinzième jour et le dernier jour du mois. Paula a commencé à travailler dans votre entreprise le 19 avril 2010, et son dernier jour de travail est le 10 décembre 2010. Vous devez indiquer « 19/04/2010 » à la case 10, « 10/12/2010 » à la case 11, et « 15/12/2010 » à la case 12. Pour déterminer le nombre de périodes de paie à utiliser, additionnez le nombre de périodes de paie entre la date indiquée à la case 10 et celle indiquée à la case 11. Comme il y a 16 périodes de paie entre le 19 avril et le 10 décembre – un nombre inférieur au maximum indiqué dans le tableau « Calcul des heures assurables totales » ci-dessus, soit 25 – toutes les heures assurables de Paula sont incluses à la case 15A de son RE.

Exemple 2 
Vos périodes de paie sont de genre « hebdomadaire » et se terminent le vendredi. Roman a travaillé dans votre entreprise du 14 février 1993 au 28 septembre 2010 (dernier jour de travail), et il n'y a jamais eu d'arrêt de sa rémunération pendant ces 17 années, ce qui signifie que nous n'avez jamais produit de RE pour lui. Vous devez donc indiquer « 14/02/1993 » à la case 10, « 28/09/2010 » à la case 11, et « 01/10/2010 » à la case 12. Pour déterminer le nombre de périodes de paie à utiliser, consultez le tableau « Calcul des heures assurables totales » ci-dessus. Comme vos périodes de paie sont de genre « hebdomadaire » et que Roman a dépassé le nombre maximal de périodes de paie indiqué dans le tableau, vous devez indiquer sur son RE le nombre d'heures assurables correspondant uniquement aux 53 dernières périodes de paie consécutives.

Étape 2 – Déterminer les heures assurables

Toutes les heures pour lesquelles l'employé a reçu une rémunération assurable au cours d'une semaine sont considérées comme des heures assurables. Les différents types de rémunération assurable (paie de vacances, heures supplémentaires payées et jours fériés payés, par exemple) sont indiqués à l'annexe 1.

Si l'employé a été payé pour un jour férié, vous devez inclure les heures correspondant à ce jour férié dans le total des heures assurables, à moins que le jour férié n'ait lieu après la date indiquée à la case 11 (pour en savoir plus, consultez la section « Case 17B – Jour(s) férié(s) »). Si c'est le cas, vous devez les inclure ou non dans le total des heures assurables, selon que le départ de l'employé est définitif ou provisoire.

Départ définitif

Un départ est considéré comme définitif lorsque la relation employeur-employé est censée être rompue pour de bon. Par exemple, un départ est définitif lorsqu'un employé est congédié, qu'il démissionne, qu'il perd son emploi parce qu'un poste est supprimé à la suite d'une restructuration ou que l'entreprise ferme ses portes. Dans ce cas, n'incluez pas d'heures pour les jours fériés payés qui tombent après la date indiquée à la case 11 dans les heures assurables totales de l'employé (case 15A).

Exemple 
Mario a commencé à travailler pour vous le 15 février 2010 et son dernier jour de travail est le 17 décembre 2010. Comme le poste qu'il occupait a été aboli, son départ est définitif. Vous payez à vos employés tous les jours fériés qui ont lieu au cours du mois où survient leur départ. Vous devez donc payer à Mario le jour férié du 25 décembre.

Vous devez inscrire « 15/02/2010 » à la case 10 et « 17/12/2010 » à la case 11 du RE de Mario. Pour calculer le total des heures assurables à inscrire à la case 15A, additionnez les 44 dernières périodes de paie (puisque vous payez vos employés toutes les semaines et que Mario a travaillé dans votre entreprise pendant 44 périodes de paie pleines, partielles ou nulles). Même si vous payez à Mario le jour férié du 25 décembre, vous ne devez pas inclure les heures correspondantes dans le total des heures assurables puisque son départ est définitif.

Départ provisoire

Un départ est considéré comme provisoire lorsque la relation employeur-employé est censée se poursuivre à une date ultérieure. Par exemple, si l'employé doit reprendre le travail après une période de congé, ou si vous avez l'intention de le réembaucher après une mise à pied temporaire (même si vous ne savez pas quand), son départ est considéré comme provisoire.

Si vous payez un jour férié lors d'un départ provisoire, les heures correspondantes sont assurables; vous devez donc les inclure dans le calcul des heures assurables totales à la case 15A.

Exemple
Vos périodes de paie sont de genre « quinzaine » et se terminent tous les deux vendredis. Maya travaille dans votre usine depuis le 15 mai 2005, et il n'y a jamais eu d'arrêt de rémunération, ce qui signifie que vous n'avez jamais produit de RE pour elle. Pour pouvoir effectuer certains travaux d'entretien, vous devez fermer l'usine durant deux mois à compter du 31 décembre 2009. Le dernier jour de travail de Maya est le 30 décembre 2009, mais elle doit reprendre le travail aussitôt les travaux terminés. Comme vous payez les jours fériés à vos employés, vous lui versez une rémunération pour le 1er janvier 2010 (jour férié).

Vous devez maintenant produire le RE de Maya; vous inscrivez « 15/05/2005 » à la case 10, « 30/12/2009 » à la case 11 et « 01/01/2010 » à la case 12, puisqu'il s'agit de la date de fin de la dernière période de paie. Comme Maya a travaillé pendant un nombre de périodes de paie supérieur au nombre maximal de périodes de paie de genre « quinzaine », c'est-à-dire 27, vous additionnez uniquement les 27 dernières périodes de paie pour connaître ses heures assurables totales. Étant donné que le départ de Maya est provisoire, vous incluez les heures correspondant au jour férié dans les heures assurables totales que vous inscrivez à la case 15A. Vous devez aussi inclure la rémunération liée au jour férié dans le champ P.P. 1 (qui correspond à la dernière période de paie) de la case 15C. À la case 17B, inscrivez « 01/01/2010 » et le montant.

Étape 3 – Calculer le nombre total d'heures assurables de l'employé

Lorsque vous avez déterminé le nombre d'heures assurables que l'employé a travaillées pour chaque période de paie (y compris les heures correspondant aux jours fériés), additionnez toutes les heures assurables. Vous obtiendrez ainsi le nombre total d'heures assurables de l'employé. Inscrivez le résultat à la case 15A.

Case 15B – Rémunération assurable totale

Conseils utiles pour remplir la case 15B

Avant de remplir la case 15B, il peut être utile de remplir la case 15C (le cas échéant), de même que la case 17.

De cette façon, il pourrait être plus facile pour vous de calculer le montant à inscrire à la case 15B. En outre, vous recevrez peut-être moins d'appels d'agents de Service Canada qui souhaitent obtenir plus d'information. Consultez la section sur la façon de remplir la case 15C.

Le calcul de la rémunération assurable totale à indiquer à la case 15B se fait en trois étapes. Vous devez :

  1. déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser;
  2. déterminer la rémunération assurable; et
  3. calculer la rémunération assurable totale de l'employé.

Remarques

  • Lorsque l'employé est payé en devises étrangères, l'employeur doit convertir les devises étrangères en dollars canadiens avant de remplir le RE.
  • Si la rémunération de l'employé est composée uniquement de commissions ou d'un salaire et de commissions versées à intervalles irréguliers (c'est le cas par exemple des agents immobiliers et des vendeurs à commission), ou si les périodes de paie sont irrégulières (c'est le cas par exemple de certains employés contractuels), vous devez calculer la rémunération hebdomadaire moyenne pour la période d'emploi indiquée sur le RE. Pour en savoir plus, consultez la section « formule permettant de calculer la rémunération hebdomadaire moyenne ».
  • Lorsqu'une partie du salaire de l'employé (excluant les sommes liées à des heures supplémentaires ou les indemnités de départ) demeure impayée à la cessation d'emploi parce que l'employeur a fait faillite, est mis sous séquestre ou fera l'objet d'une mise sous séquestre, vous devez tout de même inclure les heures et la rémunération sur le RE.
  • Les montants que vous indiquez aux cases 15B et 15C doivent correspondre aux montants réellement gagnés par l'employé. Si vous lui avez versé des montants par erreur, ne les indiquez pas dans le RE. Si vous déterminez plus tard que vous ne serez pas en mesure de récupérer ces sommes, celles-ci deviendront un avantage imposable. Vous devrez donc alors les indiquer dans le RE, dans la période de paie durant laquelle vous avez déterminé que vous ne serez pas en mesure de les récupérer.

Étape 1 – Déterminer le nombre de périodes de paie consécutives que vous devez utiliser

À la case 6, vous avez indiqué le genre de période de paie. Vous devez maintenant déterminer le nombre de périodes de paie consécutives pendant la période d'emploi, c'est-à-dire l'intervalle entre la date indiquée à la case 10 et celle inscrite à la case 11.

Plus particulièrement, à partir de la période de paie la plus récente, vous devez calculer le nombre de périodes de paie complètes, partielles et nulles (c'est-à-dire celles au cours desquelles aucune rémunération n'a été versée) pendant la période d'emploi, jusqu'à un maximum prédéterminé. Consultez le tableau ci-dessous.

Calcul de la rémunération assurable totale – Nombre maximal de périodes de paie
Genre de période de paie Nombre maximal* de périodes de paie consécutives (à partir de la plus récente) servant à calculer la rémunération assurable totale de l'employé
Hebdomadaire  27
Quinzaine  14
Bimensuel (incluant bimensuel non conventionnel) 13
Mensuel (incluant mensuel non conventionnel) 7
13 périodes de paie par année  7

* Le nombre de périodes de paie servant à calculer le montant à inscrire à la case 15B n'est pas le même qu'à la case 15A.

Exemple 1
Vos périodes de paie sont de genre « quinzaine » et se terminent tous les deux vendredis. Sandeep a commencé à travailler pour votre entreprise le 10 mai 2010 et son dernier jour de travail est le 15 octobre 2010. La première période de paie à inclure est une période partielle, puisqu'elle s'est terminée le 14 mai 2010.

De plus, Sandeep n'a pas travaillé pendant une période de paie complète et n'a donc reçu aucune rémunération pour cette période de deux semaines pendant l'été.

Vous inscrivez donc « 10/05/2010 » à la case 10, « 15/10/2010 » à la case 11, et « 15/10/2010 » à la case 12 du RE de Sandeep. Pour déterminer le nombre de périodes de paie à utiliser, additionnez le nombre de périodes de paie pleines, partielles et nulles (c'est-à-dire celles au cours desquelles aucune rémunération assurable n'a été versée) qui correspondent à la période d'emploi de Sandeep. En l'occurrence, il y a 12 périodes de paie pleines, partielles et nulles entre le 10 mai et le 15 octobre. Pour calculer la rémunération assurable totale de Sandeep, additionnez toutes les sommes assurables qu'il a reçues pendant les 12 périodes de paie en question.

Exemple 2
Vos périodes de paie sont de genre « mensuel » et se terminent le dernier jour du mois. Mélanie a commencé à travailler pour votre entreprise le 4 janvier 2000, et elle y a travaillé 10 ans sans interruption jusqu'au 18 juin 2010 (dernier jour de travail), ce qui signifie que vous n'avez jamais produit de RE pour elle.

Vous inscrivez donc « 04/01/2000 » à la case 10, « 18/06/2010 » à la case 11, et « 30/06/2010 » à la case 12. Pour déterminer le nombre de périodes de paie à utiliser, consultez le tableau « Calcul de la rémunération assurable totale » (que vous trouverez ci-dessus). Comme vos périodes de paie sont de genre « mensuel » et que Mélanie a dépassé le nombre maximal de périodes de paie indiqué dans le tableau, c'est-à-dire 7, vous devez utiliser uniquement la rémunération assurable des 7 dernières périodes de paie consécutives pour produire son RE.

Étape 2 – Déterminer la rémunération assurable

Une fois que vous avez déterminé le nombre de périodes de paie que vous devez utiliser, vous devez déterminer la rémunération assurable pour chaque période de paie, incluant la rémunération des jours fériés. Pour savoir si la rémunération est assurable, consultez l'annexe 1. Dans tous les cas , la rémunération des jours fériés est incluse dans la rémunération assurable. Il vous suffit de déterminer à quelle période de paie elle doit être attribuée.

Si le jour férié a lieu pendant la période d'emploi, c'est-à-dire avant la date inscrite à la case 11, vous devez inclure la rémunération versée pour le jour férié dans la période de paie au cours de laquelle il a lieu.

Si le jour férié a lieu après la période d'emploi, c'est-à-dire après la date inscrite à la case 11, vous devez inclure la rémunération versée pour le jour férié dans la dernière période de paie.

Exemple
Vos périodes de paie sont de genre « mensuel » et elles se terminent le dernier jour du mois. Terry a travaillé pour vous du 21 mai 2004 au 30 décembre 2009. Vous inscrivez donc « 21/05/2004 » à la case 10, « 30/12/2009 » à la case 11, et « 31/12/2009 » à la case 12.

Vous lui versez une rémunération pour le 1er janvier, jour férié, qui a lieu après la date inscrite à la case 11. Vous devez donc inclure la rémunération de ce jour férié dans la dernière période de paie. Dans ce cas, vous devez aussi inscrire « 01/01/2010 » et la rémunération correspondant à la case 17B Jour(s) férié(s).

Étape 3 – Calculer la rémunération assurable totale

Une fois que vous avez calculé la rémunération assurable versée à l'employé pour chaque période de paie, additionnez tous les montants. Il s'agit de la rémunération assurable totale de l'employé; c'est ce montant que vous devez inscrire à la case 15B.

Remarque : Vous devez déclarer toute la rémunération assurable versée à l'employé, et non pas seulement le maximum de la rémunération assurable de l'assurance-emploi.

Case 15C – Rémunération assurable détaillée par période de paie

Le nombre de périodes de paie utilisées pour remplir la case 15C diffère selon que vous utilisez le RE papier ou le RE électronique.

Remplir la case 15C du relevé d'emploi papier (27 champs)

Si vous utilisez le RE papier, vous ne devez remplir la case 15C que si l'employé n'a reçu aucune rémunération assurable pour une ou plusieurs périodes de paie. La case 15C du RE papier compte 27 champs dans lesquels vous pouvez inscrire la rémunération assurable; vous pouvez donc y consigner jusqu'à 27 périodes de paie de genre « hebdomadaire ».

Remarque : Le 7 avril 2013, une nouvelle façon de calculer le taux des prestations d’assurance-emploi d’un prestataire entrera en vigueur. Cette nouvelle façon de calculer le taux de prestations tiendra compte des meilleures semaines de rémunération de l’employé au cours de l’année qui vient de s’écouler. Par conséquent, nous vous invitons à remplir la case 15C (en suivant les directives concernant le RE électronique à 53 champs), et ce, même s’il n’y a pas de périodes de paie où l’employé n’a pas touché de rémunération assurable.

À la case 15C, vous devez fournir les données relatives à la paie pour le nombre de périodes de paie exigé, comme l'indique le tableau ci-dessous, ou moins si la période d'emploi est plus courte. Inscrivez la rémunération assurable versée à l'employé pour chacune des périodes de paie pleines, partielles ou nulles. Pour ce faire, remplissez la case 15C en veillant à inscrire la rémunération assurable de la dernière période de paie dans le premier champ (P.P. 1), celle de la période de paie précédente dans le deuxième champ (P.P. 2) et ainsi de suite.

Pour chaque période de paie nulle, sans rémunération assurable, vous devez inscrire « 0,00 ».

Incluez les dollars et les cents. N'arrondissez pas les montants. N'utilisez pas le symbole « $ ».

N'oubliez pas d'inclure tous les montants assurables que vous avez déclarés à la case 17 – Indemnités de départ, dans le champ P.P. 1.

Pour déterminer le nombre de périodes de paie consécutives à inscrire à cette case, consultez le tableau ci-dessous .

Calcul de la rémunération assurable totale – RE papier (27 champs)
Genre de période de paie Nombre maximal* de périodes de paie consécutives (à partir de la plus récente) servant à calculer la rémunération assurable totale de l'employé
Hebdomadaire  27
Quinzaine 14
Bimensuel (incluant bimensuel non conventionnel) 13
Mensuel (incluant mensuel non conventionnel) 7
13 périodes de paie par année  7

* Le nombre de périodes de paie servant à calculer le montant à inscrire à la case 15C du RE papier n'est pas le même qu'à la case 15A.

Exemple
Vos périodes de paie sont de genre « quinzaine » et se terminent tous les deux vendredis. Hassan a commencé à travailler dans votre entreprise le 5 avril 2010 et son dernier jour de travail est le 17 septembre 2010. Il a pris une partie du mois de juillet en congé sans solde.

Vous inscrivez donc « 05/04/2010 » à la case 10, « 17/09/2010 » à la case 11, et « 30/09/2010 » à la case 12. À la case 15C, vous devez indiquer les montants correspondant aux douze dernières périodes de paie consécutives, comme ceci :

Représentation de la case 15C d'un RE
P.P. RÉMUNÉRATION ASSURABLE P.P. RÉMUNÉRATION ASSURABLE P.P. RÉMUNÉRATION ASSURABLE
1 1,800.00 2 1,800.00 3 1,800.00
4 750.00 5 0.00 6 450.00
7 1,800.00 8 1,800.00 9 1,800.00
10 1,800.00 11 1,800.00 12 1,100.00
13   14   15  
16   17   18  
19   20   21  
22   23   24  
25   26   27  

Légende

  • P.P. 1 : Période de paie finale (contient le dernier jour payé)
  • P.P. 2, 3 : Période de paie pleine
  • P.P. 4 : Période de paie partielle
  • P.P. 5 : Période de paie nulle
  • P.P. 6 : Période de paie partielle
  • P.P. 7, 8, 9, 10 et 11: Périodes de paie complètes
  • P.P. 12 : Première période de paie (contient le premier jour travaillé)

Remplir la case 15C du relevé d'emploi électronique (53 champs)

Si vous utilisez le RE électronique, vous devez remplir la case 15C et fournir l'équivalent de 53 semaines de données sur la paie (ou moins, si la période d'emploi est plus courte que 53 semaines). Assurez-vous d'inscrire la rémunération assurable de la période de paie la plus récente dans le premier champ (P.P. 1), celle de la période de paie précédente dans le deuxième champ (P.P. 2), et ainsi de suite. Pour chaque période de paie nulle (c'est-à-dire toute période au cours de laquelle aucune rémunération assurable n'a été versée), vous devez inscrire « 0,00 ».

Pour déterminer le nombre de périodes de paie consécutives à inscrire à cette case, consultez le tableau suivant :

Calcul de la rémunération assurable totale – RE électronique (53 champs)
Genre de période de paie Nombre maximal de périodes de paie consécutives (à partir de la plus récente) servant à calculer la rémunération assurable totale de l'employé
Hebdomadaire  53
Quinzaine  27
Bimensuel (incluant bimensuel non conventionnel) 25
Monthly (incluant mensuel non conventionnel) 13
13 périodes de paie par année  14

Meilleures semaines variables

L’approche des meilleures semaines variables constitue la nouvelle méthode adoptée à l’échelle nationale pour calculer les taux de prestations hebdomadaires d’assurance-emploi. Elle permettra d’adapter le calcul des prestations à la situation du marché du travail de chacune des régions. Plus précisément, les taux de prestations d’assurance-emploi seront calculés en fonction des meilleures semaines de rémunération (celles où celle-ci sera la plus élevée) au cours de la période d’admissibilité, dont le nombre variera de 14 à 22, selon le taux de chômage dans la région où habite le client.

Dans le cadre de l’approche des meilleures semaines variables, les employeurs sont encouragés à fournir l'équivalent de 53 semaines de données sur les périodes de paie à la case 15C du RE. À l’heure actuelle, il y a tout juste assez de champs sur le RE papier pour inscrire les données relatives à 27 périodes hebdomadaires de paie.

Par conséquent, si vos périodes de paie sont hebdomadaires et que vous utilisez le RE papier, vous pouvez inscrire les données pour les périodes de paie 28 à 53 sur une feuille distincte que vous annexerez à chaque copie du RE papier. Si vous le préférez, vous pouvez utiliser le gabarit pour les périodes de paie hebdomadaires pour fournir les données relatives aux périodes de paie supplémentaires.

Remarque : Si vous utilisez le RE électronique de 53 champs, ou si vous fournissez les données équivalentes à la case 15C du RE papier, vous recevrez généralement moins d'appels et de demandes de renseignements de la part de Service Canada.

Case 16 – Raison du présent relevé d'emploi

Nous avons attribué des codes aux raisons les plus courantes justifiant la production d'un RE. À la case 16, inscrivez le code correspondant le mieux à la raison pour laquelle vous produisez le RE. Pour connaître la signification des codes et savoir dans quelles situations ils doivent être utilisés, consultez les codes et leurs descriptions ci-dessous.

Remarques

  • Même si l'employé est occasionnel ou travaille à temps partiel, nous devons quand même savoir pourquoi il ne travaille plus. C'est pourquoi vous devez inscrire un code à la case 16, que l'employé travaille à temps plein ou à temps partiel ou soit occasionnel.
  • Si vous produisez un RE pour deux raisons ou plus, indiquez à la case 16 le code qui s'applique à la première raison.
  • Si vous décidez d'inscrire une raison autre que celle pour laquelle vous produisez un RE, vous commettez une infraction grave. Sachez que toute déclaration fausse ou trompeuse que vous faites pourrait donner lieu à une amende ou à une poursuite.
  • Au cours des dernières années, nous avons automatisé la façon dont les RE sont traités. Lorsque vous inscrivez une observation à la case 18, le RE est retiré du système de traitement automatisé et un agent de Service Canada en fait l'examen. Cet examen ralentit le processus, et il est parfois nécessaire que l'agent communique avec vous pour obtenir des précisions. Pour cette raison, limitez vos observations à la case 18 aux circonstances exceptionnelles. N'inscrivez pas d'observations qui ne font que confirmer l'information déjà inscrite sur le RE.

Code A - Manque de travail (mise à pied)

Le code A est le code utilisé le plus couramment. Utilisez ce code quand l'employé est mis à pied, étant donné qu'il y a un « manque de travail » lorsqu'un employeur doit mettre des employés à pied. Par exemple, si vous produisez un RE parce qu'un contrat ou une saison de travail prend fin, ou parce que vous fermez temporairement l'entreprise, utilisez le code A.

Par exemple (Cette liste n'est pas exhaustive) :

  • fin du contrat ou de la saison de travail
  • fin du travail occasionnel ou à temps partiel
  • fin de l'année scolaire
  • fermeture temporaire de l'entreprise
  • fermeture permanente de l'entreprise
  • poste aboli ou excédentaire
  • restructuration de l'entreprise
  • faillite ou mise sous séquestre de l'employeur

Code B - Grève ou lock-out

Utilisez le code B lorsque l'employé est en grève ou en lock-out.

Code C - Retour aux études

Service Canada élimine progressivement ce code. Au lieu du code C, utilisez l'un des codes suivants :

  • Si l'employé quitte son emploi pour retourner aux études, utilisez le code E (Départ volontaire). Dans ce cas, assurez-vous d'indiquer « Retour aux études » à la case 18 (Observations) si vous utilisez un RE papier. Si vous utilisez RE Web en ligne, choisissez l'option « Retour aux études » dans le menu déroulant.
  • Si l'employé quitte son emploi pour participer à un programme d'apprentissage approuvé par le gouvernement, utilisez le code J (Formation en apprentissage).

Code D - Maladie ou blessure

Utilisez le code D lorsque l'employé quitte temporairement son emploi parce qu'il est malade ou blessé.

 Code E - Départ volontaire

Utilisez le code E lorsque l'employé quitte volontairement son emploi. Par exemple, l'employé peut laisser son emploi pour en occuper un autre, accompagner son conjoint qui doit déménager pour son travail, retourner aux études ou prendre sa retraite, ou encore pour des raisons médicales (dans ce cas, le départ doit être définitif).

Si vous utilisez un RE papier, indiquez la raison du départ volontaire à la case 18 (Observations), par exemple « Autre emploi », « Accompagne son conjoint », « Retour aux études », « Retraite » ou « Raisons médicales ». Si vous utilisez RE Web en ligne, choisissez l'option appropriée dans le menu déroulant.

Remarque : Si l'employé quitte son emploi parce qu'il est obligé de prendre sa retraite, voir le code G (Retraite).

Par exemple (Cette liste n'est pas exhaustive) :

  • pour occuper un autre emploi
  • pour accompagner un conjoint qui doit déménager pour son travail
  • pour retourner aux études
  • pour prendre sa retraite
  • pour des raisons médicales

Code F - Maternité

Utilisez le code F seulement lorsqu'il s'agit de la mère et qu'elle quitte son emploi pour un congé de maternité. Ce code ne s'applique pas au père de l'enfant à naître, ni aux parents adoptifs.

Remarques :

  • Si une employée est enceinte et que son arrêt de rémunération est causé par une maladie, puis qu'elle prend ensuite son congé de maternité, utilisez le code D (Maladie ou blessure). Il faut utiliser le code qui s'applique à la première raison. Dans ce cas là, il n'est pas nécessaire de modifier le RE une fois que l'employée commence son congé de maternité.
  • Si l'employé est le père de l'enfant à naître ou le parent adoptif, voir le code P (Congé parental).

Code G - Retraite

(retraite obligatoire ou approuvée dans le cadre d'un programme de compression du personnel)

Utilisez le code G lorsque l'employé quitte son emploi parce qu'il est obligé de prendre sa retraite ou qu'il prend sa retraite à la suite d'un plan de compression du personnel approuvé par Service Canada. Si l'employé quitte pour cette raison et que vous utilisez un RE papier, inscrivez « Programme de compression du personnel approuvé » à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, choisissez « Compression du personnel » dans le menu déroulant. Voir le programme de compression du personnel pour en savoir plus.

Remarque : Si l'employé prend sa retraite de son propre chef, voir le code E (Départ volontaire).

Code H - Travail partagé

Utilisez le code H lorsque l'employé participe au programme Travail partagé de Service Canada.

Code J - Formation en apprentissage

Utilisez le code J si l'employé quitte temporairement son emploi pour participer à une formation en apprentissage approuvée par le gouvernement.

Code M – Congédiement

Utilisez le code M lorsque l'employeur met fin à l'emploi pour toute autre raison qu'une mise à pied ou une retraite obligatoire; autrement dit, cela signifie que l'employé quitte son emploi parce qu'il a été congédié par son employeur. Utilisez aussi ce code lorsque l'employé perd son emploi durant une période de probation, parce qu'il n'était pas assez compétent (il ne pouvait pas accomplir les tâches requises de façon satisfaisante). Si l'employé a perdu son emploi durant la période de probation et que vous utilisez un RE papier, inscrivez « Congédié avant la fin de la période de probation » à la case 18 – Observations. Si vous utilisez RE Web, choisissez « Terminé avant la fin de la période de probation » dans le menu déroulant.

Code N - Congé

Utilisez le code N lorsque l'employé quitte temporairement son emploi pour prendre un congé. Par exemple, si l'employé prend un congé sans solde, utilisez le code N.

Remarque : Ce code ne doit pas être utilisé pour un congé de maladie, de maternité, de compassion parental ou pour parents d’enfants gravement malades. S'il s'agit d'un congé de ce type, utilisez les codes D - Maladie ou blessure, F - Maternité, P - Congé parental ou Z - Congé de compassion / parents d’enfants gravement malades, selon le cas.

Code P - Congé parental

Utilisez le code P si l'employé quitte temporairement son emploi pour un congé parental ou d’adoption.

Remarque : Si l'employée est enceinte, voir le code F - Maternité.

Code Z - Congé de compassion / parents d’enfants gravement malades

Utilisez le code Z si l'employé quitte temporairement son emploi pour recevoir des prestations de compassion ou des prestations pour les parents d’enfants gravement malades.

Code K - Autre

Les codes ci-dessus englobent la grande majorité des raisons justifiant la production d'un RE. N'utilisez le code K que dans des circonstances exceptionnelles, telles que celles données dans l'exemple ci-dessous. Par exemple, si aucune des raisons susmentionnées ne s'applique à la situation de l'employé, utilisez le code K et fournissez une explication à la case 18 – Observations.

Par exemple (Cette liste n'est pas exhaustive) :

  • changement touchant le registre de paie, nouveau propriétaire ou nouveau nom d'entreprise
  • changement de genre de période de paie
  • décès de l'employé
  • RE demandé par Service Canada

Nom et numéro de téléphone d'une personne-ressource
Vous devez aussi inscrire à la case 16 le nom complet et le numéro de téléphone de la personne qui, au sein de votre organisation, pourra fournir à Service Canada des éclaircissements sur la raison justifiant la production du RE.

Case 17 – Indemnités de départ

À la case 17 (A, B et C), indiquez tous les paiements ou indemnités, autres que le salaire habituel, que l'employeur a versés à l'employé à la cessation d'emploi. Le terme « cessation d'emploi » fait référence à la période au cours de laquelle l'employé subit un arrêt de rémunération. La cessation d'emploi peut être provisoire ou définitive.

Le moment où l'employeur verse les indemnités de départ n'est pas important. Par exemple, l'employé peut recevoir ces paiements ou indemnités :

  • au cours de la dernière période de paie;
  • à tout moment après qu'il a été avisé de l'arrêt de rémunération; ou
  • par la suite durant la période d'arrêt de rémunération (que celle-ci soit provisoire ou définitive).

Indiquez à la case 17 tous les paiements liés à la cessation d'emploi, qu'ils soient ou non considérés comme une rémunération assurable. Vous devez aussi indiquer tout montant assurable aux cases 15B et 15C, le cas échéant. Pour en savoir plus sur les paiements ou les indemnités qui sont jugés assurables, consultez l'annexe 1 sur les Types de rémunération et heures assurables.)

Remarque: À la case 17, n'indiquez pas les paiements liés à la cessation d'emploi qui n'ont pas été versés en raison d'une faillite.

Case 17A – Paie de vacances

À cette case, indiquez toute paie de vacances que l'employeur a versée ou doit verser à l'employé à la cessation d'emploi. Le tableau ci-dessous explique les différentes façons de verser une paie de vacances, et précise si vous devez inscrire le montant versé à la case 17A.

Types de paie de vacances et les champs obligatoires
Type de paie de vacances Description Champs obligatoires
Montant versé à chaque paie En général, pourcentage de la rémunération de l'employé correspondant à une période de paie. N'incluez pas le montant à la case 17A. N'inscrivez aucune observation à la case 18, par exemple « Incluse dans chaque paie » ou « Versée à chaque paie ».
Montant versé parce que l'employé cesse de travailler Toute paie de vacances versée à l'employé en raison d'une mise à pied ou d'une cessation d'emploi. Incluez le montant à la case 17A. N'inscrivez aucune observation à la case 18, par exemple « Le montant de la case 17A est indiqué à la case 15C, champ P.P. 1. »
Montant versé pour une période de vacances après le dernier jour payé (exemple : une période de vacances payée durant une fermeture d'usine qui se produit pendant que l'employé est en vacances) Toute paie de vacances versée par l'employeur pour une période de congé précise, qui survient après la date indiquée à la case 11, lorsque l'employé prévoit prendre des vacances pendant l'arrêt de rémunération et que l'employeur lui accorde ces vacances. Incluez le montant versé à la case 17A. Si vous utilisez un RE papier, inscrivez les dates à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, inscrivez les dates dans le champ approprié.
Remarque : Si vous prévoyez verser une paie de vacances à un employé immédiatement après le dernier jour de travail, ce montant ne devrait pas être déclaré ici. Dans ce cas, le dernier jour payé sera le dernier jour de la période de congé, et la période de congé ne sera pas déclarée à la case 17A.
Paie de vacances versée pour une date après l’arrêt de rémunération Toute paie de vacances versée à une date ou à des dates précises chaque année. Incluez le montant versé à la case 17A. Si vous utilisez un RE papier, inscrivez la date anniversaire à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, inscrivez la date dans le champ approprié.

S'il y a des heures liées à la paie de vacances, déclarez-les à la case 15A. Si vous n'êtes pas certain s'il devrait ou non y avoir des heures liées à la paie de vacances ou si ne savez pas combien d'heures déclarer, communiquez avec l'Agence du revenu du Canada qui rendra une décision en fonction de la situation.

Vacances prises avant d'avoir été accumulées 

Parfois, l'employeur accorde à l'avance des vacances à l'employé, même s'il n'a pas encore accumulé les crédits de congé nécessaires. Lorsque l'employé qui a pris des vacances est mis à pied avant d'avoir réellement accumulé tous les crédits de congé dont il a déjà bénéficié, n'inscrivez aucun montant à la case 17A. Dans ce cas, l'employé aura reçu un trop payé de la part de son employeur. Ni les trop-payés, ni les heures qui y sont associées ne doivent être indiqués dans le RE. Afin de vous assurer que les montants figurant sur le RE sont exacts, vous devez modifier le montant que l'employé a reçu pour la période de paie durant laquelle il a pris congé, de manière à indiquer le montant qui aurait dû lui être versé. N'inscrivez aucune observation à la case 18.

Remarque: Si vous déterminez plus tard que vous ne serez pas mesure de récupérer les sommes que vous avez payées par erreur à l'employé, celles-ci deviendront un avantage imposable. Vous devrez donc les indiquer dans le RE, dans la période de paie durant laquelle vous déterminez que vous ne serez pas en mesure de les récupérer. N'ajoutez aucune heure assurable pour ce montant à la case 15A.

Case 17B – Jour(s) férié(s)

Le terme « jour férié » désigne :

  • la journée au cours de laquelle le jour férié est observé;
  • toute autre journée de congé payé accordée en remplacement du jour férié (par exemple, si le jour de Noël tombe un dimanche, l'employeur pourra reporter le congé payé au lundi);
  • tout autre congé mobile désigné, c'est-à-dire un jour de congé payé additionnel qui est pris à un moment convenu entre l'employé et l'employeur.

À la case 17B, vous devez indiquer le montant que vous avez payé ou qui doit être payé à l'employé pour chaque jour férié ayant lieu après la date inscrite à la case 11, ainsi que la date de chaque jour férié. N'indiquez pas les jours fériés précédant cette date. N'oubliez pas d'inclure tous les montants que vous inscrivez à la case 17B dans les totaux que vous inscrivez à la case 15B et dans le champ P.P. 1 de la case 15C, s'il y a lieu.

Remarque : Si vous utilisez un RE papier et que vous devez indiquer plus de trois jours fériés à la case 17B, inscrivez les renseignements concernant les autres jours fériés à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, vous pouvez indiquer jusqu'à 10 jours fériés.

Exemple
Vos périodes de paie sont de genre « quinzaine » et se terminent tous les deux vendredis. Hugo a commencé à travailler dans votre entreprise le 22 septembre 2009, et son dernier jour de travail est le 18 décembre 2009. Il a été deux semaines sans travailler et sans rémunération, du 15 au 28 novembre 2009. Vous lui versez une rémunération de 75 $ par jour (il travaille 7 heures par jour). Vous le payez pour les deux jours fériés qui suivent son dernier jour de travail, soit le 25 décembre 2009 et le 1er janvier 2010 (75 $ par jour férié, 7 heures par jour). Comme Hugo doit reprendre le travail le 6 janvier 2010, son départ est provisoire.

À la case 10, vous devez inscrire « 22/09/2009 ».

À la case 11, vous devez inscrire « 18/12/2009 », parce que cette date correspond au dernier jour réellement travaillé, et il ne s'agit pas d'un jour férié.

À la case 12, vous devez inscrire « 25/12/2009 », parce que c'est à cette date que se termine la dernière période de paie.

À la case 15A, vous devez inscrire « 392 », qui est le nombre total d'heures assurables (56 jours de travail x 7 heures par jour = 392 heures). Comme il ne s'agit pas d'un départ définitif, ce nombre comprend les 14 heures assurables payées pour les deux jours fériés qui ont eu lieu après la date indiquée à la case 11.

À la case 15B, vous devez inscrire « 4 200 $ » (56 jours de travail x 75 $ par jour = 4 200 $), qui est la rémunération assurable totale. Ce montant comprend les 150 $ versés pour les deux jours fériés qui ont eu lieu après la date indiquée à la case 11.

À la case 15C, vous devez inscrire la rémunération assurable versée pour chacune des périodes de paie :

Représentation de la case 15C d'un RE
P.P. RÉMUNÉRATION ASSURABLE P.P. RÉMUNÉRATION ASSURABLE P.P. RÉMUNÉRATION ASSURABLE
1 525.00 2 750.00 3 0.00
4 750.00 5 750.00 6 750.00
7 675.00 8   9   
10   11   12  
13   14   15  
16   17   18  
19   20   21  
22   23   24  
25   26   27  

Légende

  • P.P. 1 : Dernière période de paie, partielle; rémunération de 375 $ et montant de 150 $ pour les jours fériés
  • P.P. 2 : Période de paie pleine
  • P.P. 3 : Période de paie nulle (ni travail, ni rémunération)
  • P.P. 4, 5 et 6 : Périodes de paie pleines
  • P.P. 7 : Première période de paie, partielle

À la case 17B, vous devez inscrire les renseignements suivants :
25/12/2009 : 75 $
01/01/2010 : 75 $

Remarque : Si le départ d'Hugo était définitif, il ne faudrait pas inclure les 14 heures correspondant aux jours fériés dans le total des heures assurables indiqué à la case 15A.

Case 17C – Autres sommes

À cette case, vous devez inscrire tous les paiements ou montants, autres que la paie de vacances (case 17A) ou les paiements de jours fériés (case 17B), que l'employé a reçus ou doit recevoir à la cessation d'emploi, que ces montants soient jugés assurables ou non. Le tableau suivant contient des exemples des types de montants que vous devez inscrire à la case 17C. 

Remarque : Si vous utilisez un RE papier et que vous avez besoin de plus d'espace, vous pouvez inscrire les renseignements à la case 18.

Types de paies de séparations et comment les documenter sur le RE
Type de paiement Description Information à inscrire à la case 17C du RE
Crédits de congé de maladie (assurables) Les crédits de congé de maladie assurables sont accordés pour la totalité ou une partie des congés de maladie non utilisés de l'employé. Inscrivez « Crédits de congé de maladie » et le montant. Si vous utilisez un RE papier et que les crédits sont versés à une date anniversaire, inscrivez la date à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, inscrivez la date dans le champ approprié.
Crédits de congé de retraite/ allocations de retraite Les crédits de congé de retraite/allocations de retraite sont une forme d'indemnité de départ, souvent versés en remplacement de cette indemnité ou en plus de cette indemnité, ou encore pour la bonifier. Pour être considéré comme une allocation de retraite, le paiement que vous versez doit viser à reconnaître les années de service ou à compenser l'abolition d'un poste. Veuillez noter que « retraite » ne signifie pas nécessairement que l'employé prend sa retraite de façon définitive, mais plutôt qu'il quitte un poste donné.

Les crédits de congé de retraite/allocations de retraite peuvent inclure des crédits de congé de maladie non assurables. Les crédits de congé de maladie accumulés ne sont pas considérés comme une rémunération assurable lorsqu'ils sont payés en tant que crédits de congé de retraite/allocations de retraite. Si l'employé a des crédits de congé de maladie assurables, consultez la section « Crédits de congé de maladie » ci-dessus.

Pour obtenir plus de renseignements sur les allocations de retraite et savoir si les paiements sont assurables, communiquez avec l'Agence du revenu du Canada (consultez l'annexe 1 sur les Types de rémunération et heures assurables).
Inscrivez « Crédits de congé de retraite/allocations de retraite » et le montant.
Indemnité de départ L'indemnité de départ est une forme de reconnaissance pour les années de service accumulées, en vue de compenser la perte d'un emploi. Inscrivez « Indemnité de départ » et le montant.
Montant tenant lieu de préavis Les montants tenant lieu de préavis sont versés lorsque l'employeur n'a pas été en mesure de donner un préavis suffisant relativement à la mise à pied ou à la cessation d'emploi.  Inscrivez « Montant tenant lieu de préavis » et le montant.
Partage des profits Le partage des profits consiste à verser à l'employé une part des profits au moment de la cessation d'emploi. Inscrivez « Partage des profits » et le montant.
Paie de règlement La paie de règlement vise à régler un différend, par exemple un congédiement injustifié. Les dommages-intérêts comprennent toutes les sommes accordées par une cour ou un tribunal, ou qui découlent d'un règlement à l'amiable. Inscrivez « Paie de règlement », le montant et les dates de début et de fin (voir remarque ci-dessous). Si vous utilisez un RE papier, inscrivez les dates à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, inscrivez les dates dans le champ approprié.

Remarque: Si le règlement s'applique à des semaines en particulier, inscrivez ces dates dans les champs appropriés. Si le règlement ne s'applique pas à une période précise, inscrivez les dates de la dernière période de paie.
Pourboires
(gratifications)
contrôlés par l'employeur
Les pourboires (qu'on appelle aussi « gratifications ») sont des paiements contrôlés par l'employeur et versés à certains employés du secteur des services, en plus de leur salaire régulier. Les pourboires sont habituellement ajoutés au salaire régulier de l'employé. Ne les inscrivez à la case 17C que s'ils sont versés à la cessation d'emploi. Inscrivez « Gratifications » et le montant.
Prestations complémentaires pour congé de maternité, parental ou de compassion ou pour parents d’enfants gravement malades Il s'agit de paiements versés à l'employé par l'employeur à titre de complément à ses prestations d'assurance-emploi au cours d'un congé de maternité, parental, de compassion ou pour les parents d’enfants gravement malades. On les désigne souvent sous le nom de « compléments ».

Remarque: Le paiement, lorsqu'il s'ajoute aux prestations d'assurance-emploi hebdomadaires de l'employé, ne peut pas excéder la rémunération hebdomadaire normale de l'employé et ne peut pas être utilisé pour réduire d'autres prestations d'assurance-emploi accumulées, comme des congés de maladie de réserve, des crédits de congé annuel ou une indemnité de départ.

Pour plus de renseignements, voir Supplément aux prestations d'assurance-emploi (a.-e.) de maternité, parentales, de compassion et pour les parents d'enfants gravement malades.
Même s'il ne s'agit pas, à proprement parler, d'un programme de prestations supplémentaires de chômage (PSC), si vous utilisez RE Web, sélectionnez « Paiements du régime de PSC » à la case 17C. Si vous utilisez un RE papier, inscrivez « Prestations complémentaires pour congé de maternité, parental, de compassion ou pour parents d'enfants gravement malades » à la case 17C. Vous n'avez à inscrire ni le montant, ni la date.
Prime – à la production/ paiement incitatif Une prime à la production ou un paiement incitatif peut être versé à l'employé lorsque celui-ci atteint ou dépasse certains niveaux de production, de vente ou de prestation de services. Inscrivez « Prime – à la production/paiement incitatif » et le montant. Si vous utilisez un RE papier, inscrivez à la case 18 les dates de la période d'emploi auxquelles la prime s'applique. Si vous utilisez RE Web, inscrivez les dates de la période d'emploi dans le champ approprié.
Prime – cessation d'emploi/retraite Une prime de cessation d'emploi ou de retraite est généralement versée à l'employé lorsque son emploi prend fin, en reconnaissance de ses années de service. Inscrivez « Prime – cessation d'emploi /retraite » et le montant.
Prime – événement Une prime peut être versée lors de certains événements, comme un anniversaire d'entrée en service, la fin d'un exercice financier ou d'une année civile, ou à la signature d'une convention collective. Inscrivez « Prime – événement » et le montant. Si vous utilisez un RE papier, inscrivez la date de l'événement à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, inscrivez la date de l'événement dans le champ approprié.
Prime – fermeture/ loyauté Une prime de fermeture ou de loyauté est généralement associée à une entente de fermeture. En général, le paiement est versé si l'employé fait partie du personnel au moment où la fermeture est annoncée et s'il continue de travailler jusqu'à ce que la production prenne fin ou que le démantèlement soit terminé. Inscrivez « Prime – fermeture/loyauté » et le montant.
Prime – jour férié Une prime peut être versée à l'employé pour certains jours fériés (par exemple Noël). Inscrivez « Prime – jour férié » et le montant. Si vous utilisez un RE papier, inscrivez la date du jour férié à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, inscrivez la date du jour férié dans le champ approprié.
Prime – maintien en poste/fin de contrat/fin de saison Une prime de maintien en poste/de fin de contrat/de fin de saison peut être versée à un employé qui accepte de travailler pour toute la durée du contrat ou qui exécute une certaine quantité de travail au cours d'une période donnée.  Inscrivez « Prime – maintien en poste/fin de contrat/fin de saison » et le montant.
Prime – autre Une « prime – autre » est toute autre somme versée à l'employé, en plus de ce qui lui est dû, ou qui s'ajoute à sa rémunération régulière, dans la mesure où cette somme n'est pas couverte par l'une des primes décrites ci-dessus. Inscrivez « Prime – autre » et le montant. Assurez-vous de décrire le type de prime à la case 18.
Programme de prestations supplémentaires de chômage (PSC)
(comprend les prestations pour arrêt de travail temporaire, formation, maladie, blessure et mise en quarantaine)
Les prestations supplémentaires de chômage (PSC) sont versées à l'employé par l'employeur à titre de complément à ses prestations d'assurance-emploi au cours d'une période de chômage attribuable à un arrêt de travail temporaire (mise à pied temporaire), à une formation, à une maladie, à une blessure ou à une mise en quarantaine. Inscrivez « Paiements du programme de PSC » puisque nous devons savoir que l'employé reçoit de telles prestations. Par contre, vous n'avez pas besoin d'inscrire le montant ou la date, car il se peut que vous n'ayez pas ces renseignements.
Rétribution
(honoraires)
Une rétribution (qu'on appelle aussi « honoraires ») est versée en contrepartie de services pour lesquels des frais ne sont pas légalement ou traditionnellement requis. Inscrivez « Honoraires » ainsi que le montant et les dates de début et de fin. Si vous utilisez un RE papier, inscrivez les dates à la case 18. Si vous utilisez RE Web en ligne, inscrivez les dates dans le champ approprié.
Autre Utilisez « Autre » lorsque les sommes assurables que l'employé reçoit ne correspondent à aucun autre type de paiement. Inscrivez « Autre » et le montant. Assurez-vous d'inscrire une observation à la case 18 afin de décrire le type de paiement qu'a reçu l'employé.

Remarques

  • Toute somme assurable qui ne correspond à aucune des catégories figurant dans le tableau ci-dessus doit être incluse dans « Autre ». Toute somme qui n'est pas assurable et qui ne correspond à aucune des catégories figurant dans le tableau ci-dessus peut être incluse dans les catégories « Indemnité de départ » ou « Crédits de congé de retraite ». Ne l'inscrivez pas dans la catégorie « Autre ». Assurez-vous de décrire à la case 18 le type de paiement qu'a reçu l'employé.
  • Lorsque vous inscrivez une rémunération assurable aux cases 17A, 17B et 17C, vous devez également ajouter ces montants au total de la rémunération assurable figurant aux cases 15B et 15C (champ P.P. 1). Par exemple, vous devez ajouter le montant de toute paie de vacances versée au moment de la cessation d'emploi aux totaux des cases 15B et 15C, puisque la paie de vacances est considérée comme une rémunération assurable. Cependant, si des crédits de congé de retraite/allocations de retraite sont payés, même si vous devez inclure leur montant à la case 17C, vous n'aurez pas à l'ajouter aux totaux des cases 15B et 15C, puisque les crédits de congé de retraite/allocations de retraite ne sont pas considérés comme une rémunération assurable.

Case 18 – Observations

À cette case, inscrivez les renseignements que vous voulez transmettre à Service Canada à propos de circonstances exceptionnelles, en vue de préciser l'information figurant sur le RE. Vous recevrez ainsi moins d'appels de Service Canada.

Il n'est pas nécessaire d'inscrire à la case 18 des observations qui ne font que confirmer les renseignements inscrits ailleurs sur le RE. Par exemple, si vous utilisez le code A à la case 16, vous n'avez pas besoin d'inscrire d'observations à la case 18, comme « Fermeture temporaire de l'entreprise » ou « Mise à pied de l'employé ».

Remarque : Au cours des dernières années, nous avons automatisé la façon dont les RE sont traités. Lorsque vous inscrivez une observation à la case 18, le RE est retiré du système de traitement automatisé et un agent de Service Canada en fait l'examen. Cet examen ralentit le processus, et l'agent doit parfois communiquer avec vous pour obtenir des précisions. Pour cette raison, limitez vos observations à la case 18 aux circonstances exceptionnelles. N'inscrivez pas d'observations qui ne font que confirmer l'information déjà inscrite sur le RE. Pour en savoir plus sur les types d'observations à inscrire à la case 18, consultez les tableaux des cases cases 16 – Raison du présent relevé d'emploi, 17A – Paie de vacances et 17C – Autres sommes.

Case 19 – Indemnité pour congé de maladie, de maternité, parental, de compassion ou pour les parents d'enfants gravement malades ou indemnité d'assurance-salaire

Vous ne devez remplir la case 19 que si l'employé reçoit une indemnité pour congé de maladie, de maternité, parental, de compassion ou pour parents d'enfants gravement malades si vous lui versez une indemnité d'assurance-salaire, ou encore s'il reçoit des paiements d'assurance-salaire d'une tierce partie.

Remarques

  • Lorsque l'employé reçoit un paiement pour congé de maladie, de maternité, parental, de compassion ou pour parents d'enfants gravement malades, attendez que tous les paiements aient été versés avant de remplir le RE. La dernière journée à laquelle s'appliquent ces paiements constitue le dernier jour payé. Inscrivez cette date à la case 11.
  • Lorsque l'employé reçoit un paiement d'indemnité d'assurance-salaire, que ce soit de l'employeur ou d'une tierce partie, remplissez un RE après le dernier jour de travail de l'employé, avant le début des paiements de l'indemnité d'assurance-salaire. Si cette indemnité est assurable, vous devrez remplir un deuxième RE pour la période au cours de laquelle l'employé a reçu ce type de paiement.
Types d'indemnités de congé de maladie, de maternité, parental, de compassion et pour parents d'enfants gravement malades et comment les documenter sur le RE
Type de paiement Définition Information à inscrire à la case 19
Paiement assurable pour congé de maladie versé par l'employeur (congé de maladie payé) Paiement assurable pour congé de maladie versé par l'employeur. Les cotisations à l'assurance-emploi ont été déduites. Sous « Date de début du paiement », inscrivez le premier jour où l'employeur a versé le paiement pour congé de maladie. Sous « Montant », inscrivez le montant que l'employé reçoit, soit par jour, soit par semaine. Assurez-vous de cocher la boîte « par jour » ou « par semaine ». Si le montant varie chaque semaine, inscrivez un montant estimé ou moyen et indiquez à la case 18 s'il s'agit d'un montant estimé ou moyen.

Remarques
  • La date que vous inscrivez à la case 11 doit être le dernier jour où l'employé reçoit des paiements pour congé de maladie.
  • Puisque ce type de paiement est assurable, vous devez inclure les heures et la rémunération assurables aux cases 15A, 15B et 15C.
Paiement assurable pour congé de maternité, parental, de compassion ou pour parents d'enfants gravement malades versé par l'employeur (et non pas une rémunération complémentaire versée par l'employeur) Paiement pour congé de maternité, parental, de compassion ou pour parents d'enfants gravement malades versé par l'employeur à la cessation d'emploi de l'employé, et qui correspond généralement à 100 % de la rémunération régulière. Les cotisations à l'assurance emploi ont été déduites.

Ce paiement est considéré comme une rémunération assurable.

Remarque : Ce type de paiement ne comprend pas la rémunération versée à titre de supplément aux prestations d'assurance-emploi. Vous devez inscrire cette rémunération à la case 17C.
Sous « Date de début du paiement », inscrivez le premier jour où l'employeur a versé le paiement pour congé de maternité, parental, de compassion ou pour parents d'enfants gravement malades.

Sous « Montant », inscrivez le montant que l'employé reçoit, soit par jour, soit par semaine. Assurez-vous de cocher la boîte « par jour » ou « par semaine ». Si le montant varie chaque semaine, inscrivez un montant estimé ou moyen et indiquez à la case 18 s'il s'agit d'un montant estimé ou moyen.

Remarques

  • La date que vous inscrivez à la case 11 est celle du dernier jour où l'employé a reçu des paiements pour un congé de maternité, parental, de compassion ou pour parents d'enfants gravement malades.
  • Puisque ce type de paiement est assurable, vous devez inclure les heures et la rémunération assurables aux cases 15A, 15B et 15C.
Indemnité d'assurance-salaire assurable Paiement d'assurance-salaire assurable que l'employeur verse à la cessation d'emploi de l'employé. Les cotisations à l'assurance-emploi ont été déduites.

Si le montant varie chaque semaine, inscrivez un montant estimé ou moyen et indiquez à la case 18 s'il s'agit d'un montant estimé ou moyen.
Sous « Date de début du paiement », inscrivez le premier jour où l'employeur a versé le paiement d'assurance-salaire.

Sous « Montant », inscrivez le montant que reçoit l'employé, soit par jour, soit par semaine. Assurez-vous de cocher la boîte « par jour » ou « par semaine ». Si le montant varie chaque semaine, inscrivez un montant estimé ou moyen et indiquez à la case 18 s'il sagit d'un montant estimé ou moyen.

Remarques

  • La date que vous inscrivez à la case 11 doit être le dernier jour où l'employé a reçu un paiement d'assurance-salaire.
  • Puisque ce type de paiement est assurable, vous devez inclure les heures et la rémunération assurables aux cases 15A, 15B et 15C.
Paiement d'un régime collectif d'assurance-salaire non assurable versé par une tierce partie Paiement d'un régime collectif d'assurance-salaire non assurable versé à la cessation d'emploi par une tierce partie. Les cotisations à l'assurance-emploi ne sont pas déduites de ce paiement, qui n'est pas considéré comme une rémunération assurable.

Il arrive fréquemment que l'employeur ne connaisse pas les détails de ces régimes.
Sous « Date de début du paiement », inscrivez le premier jour où la tierce partie a versé le paiement d'assurance-salaire.

Sous « Montant », inscrivez le montant que reçoit l'employé de cette tierce partie, soit par jour, soit par semaine (si vous le savez). Si vous ne connaissez pas le montant exact, inscrivez un montant approximatif et indiquez à la case 18 que le montant est approximatif. Assurez-vous de cocher la boîte « par jour » ou « par semaine ».

Remarques

  • La date que vous inscrivez à la case 11 doit être le dernier jour de travail de l'employé avant le début du versement des prestations d'assurance-salaire.
  • Puisque ce type de paiement n'est pas assurable, n'incluez pas les heures et la rémunération aux cases 15A, 15B et 15C.

Case 20 – Communication préférée en français ou en anglais

À cette case, indiquez la langue de communication de l'employeur (anglais ou français).

Case 21 – Numéro de téléphone

À cette case, inscrivez les dix chiffres du numéro de téléphone de la personne qui peut répondre aux questions de Service Canada au sujet de l'information figurant sur le RE.

Case 22 – Attestation

À cette case, la personne qui remplit le RE atteste que l'information qui y figure est exacte.

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