Chapitre 1 : Renseignements sur le relevé d'emploi

Table des matières

Est-ce que le guide s'adresse à moi?

Ce guide vous est destiné si :

  • vous êtes un employeur et produisez les relevés d'emploi (RE) de vos employés;
  • vous travaillez pour une petite, moyenne ou grande entreprise et produisez les RE pour celle-ci; ou
  • vous êtes un professionnel (par exemple un comptable, un commis comptable ou un responsable du traitement de la paie) et produisez les RE au nom de vos clients.

Remarque: Ce guide contient des renseignements généraux sur la façon de remplir le RE. Si vous produisez vos RE sur le Web et avez besoin de renseignements de nature technique, consultez les instructions d'aide relatives à RE Web, ou appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874).

Le relevé d'emploi, qu'est-ce que c'est?

Le RE est le formulaire papier ou électronique que tout employeur doit remplir pour chaque employé qui reçoit une rémunération assurable, cesse de travailler et subit un arrêt de rémunération. Le RE est le document le plus important du programme d'assurance-emploi. Chaque année, plus d'un million d'employeurs canadiens produisent plus de neuf millions de RE pour leurs employés.

Vous devez remplir le RE même si l'employé n'a pas l'intention de demander des prestations d'assurance-emploi. Vous y indiquez les antécédents de travail de l'employé au sein de votre organisation, dont sa rémunération assurable et ses heures assurables.

Il existe deux façons de produire des RE: par voie électronique et sur papier.

Le relevé d'emploi électronique, qu'est-ce que c'est?

Le RE électronique est envoyé à Service Canada par voie électronique.

Vous pouvez transmettre le RE électronique de trois façons :

  • par RE Web, en utilisant un logiciel de paie compatible pour envoyer les RE à partir d'un système de gestion de la paie;
  • par RE Web, en entrant manuellement les données sur le site Web de Service Canada; et
  • par transfert automatisé protégé (TAP), un mode de transfert en lots qu'emploient les fournisseurs de services de paie.

Il existe deux types de RE électronique, soit RE Web ou RE TAP. Selon le type, le numéro de série commence par l'une des lettres suivantes :

  • W – RE Web
  • S – RE TAP 

RE Web est un outil efficace, fiable, sécuritaire et facile à utiliser, qui vous permet de créer, de transmettre et de modifier des RE sur le Web et de les imprimer. Il vous permet aussi d'harmoniser la production des RE avec votre cycle de paie.

Pour en savoir plus sur RE Web, consultez le site Web de Service Canada, ou appelez le Centre de services aux employeurs, au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874).

Le relevé d'emploi papier, qu'est-ce que c'est?

Le RE papier est un formulaire d'une page en trois copies; la première constitue l'original, alors que la deuxième et la troisième sont des copies conformes.
Lorsque vous avez terminé de remplir le RE papier, vous devez distribuer les trois copies comme suit :

  • remettez la copie 1 à l'employé qui s'en servira pour présenter une demande de prestations d'assurance-emploi (c’est cette copie que l’employé utilisera pour faire sa demande de prestations d’assurance-emploi);
  • envoyez la copie 2 (de couleur bleue) à Service Canada (voir Où dois-je envoyer la copie 2 du relevé d’emploi papier?);
  • conservez la copie 3 dans vos dossiers.

Il existe différents types de RE papier. Selon le type, le numéro de série commence par l'une des lettres suivantes :

  • A – RE en anglais ou en français (cette série est épuisée; ces RE ne peuvent donc plus être commandés, mais ils sont encore valides)
  • E – RE en anglais
  • K – RE en français
  • L – RE laser (ce mode de production n'est plus utilisé; il a été remplacé par RE Web)
  • Z – RE des pêcheurs (la marche à suivre pour remplir ce type de RE n'est pas la même que pour les autres RE; pour en savoir plus, consultez Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi des pêcheurs indépendants)

Que fait Service Canada de l'information figurant sur le relevé d'emploi?

Nous utilisons l'information que contient le RE pour déterminer si une personne qui subit un arrêt de rémunération est admissible aux prestations d'assurance-emploi, de même que pour déterminer le montant de celles-ci et leur durée. Nous utilisons également le RE pour nous assurer que personne ne fait un mauvais usage des prestations d'assurance-emploi ou ne les reçoit par erreur.

Dans le cas des résidents du Québec, nous communiquons les renseignements figurant sur le RE au gouvernement de cette province, qui administre les prestations de maternité, de paternité, parentales et d'adoption versées aux résidents du Québec dans le cadre du Régime québécois d'assurance parentale.

Voilà pourquoi il est très important de veiller à ce que l'information que vous fournissez sur le RE soit exacte.

Qu’entend-on par « rémunération assurable » et « heures assurables »?

Par rémunération assurable, on entend la plupart des types de rémunération que vous versez à vos employés sur laquelle des cotisations d’assurance-emploi sont prélevées. Par heures assurables, on entend les heures pour lesquelles les employés ont reçu une rémunération assurable. Service Canada détermine à quelle période de paie la rémunération assurable doit être attribuée sur le RE, mais c’est l’Agence du revenu du Canada qui détermine quels types de rémunération et d’heures sont assurables. Pour en savoir plus, consultez l'annexe 1 sur les Types de rémunération et heures assurables, ou l’Agence du revenu du Canada.

Que se passe-t-il lorsque la rémunération et les heures ne sont pas assurables?

Dans certains cas, la rémunération et les heures ne sont pas assurables. L’emploi n’est pas assurable, par exemple, lorsque l’employé a un lien de dépendance avec l’employeur ou que l’employé détient plus de 40 % des actions avec droit de vote de la société qui l’emploie.

Vous ne devez produire un relevé d’emploi que pour les employés dont la rémunération et les heures sont assurables. Si vous avez des doutes quant à l’assurabilité de la rémunération et des heures d’un employé, communiquez avec l’Agence du revenu du Canada pour obtenir une décision relative à l’assurabilité. Consultez la section intitulée « Vous voulez des renseignements sur l’assurabilité? » pour savoir comment joindre l’Agence du revenu du Canada.

Qu’est-ce qu’un arrêt de rémunération?

Il y a arrêt de rémunération dans les situations suivantes :

  • lorsque l’employé a été ou prévoit être sans travail et n’a reçu ou ne prévoit recevoir aucune rémunération assurable de son employeur pendant sept jours civils consécutifs, il y a arrêt de rémunération. On désigne cette situation sous le nom de règle des sept jours. Celle-ci s’applique, par exemple, lorsque des employés quittent leur emploi, sont congédiés ou sont mis à pied (voir les exceptions dans le tableau ci-dessous). Lorsque la règle des sept jours s’applique, le premier jour de l’arrêt de rémunération est considéré comme le dernier jour payé (pour en savoir plus, voir la case 11 - Dernier jour payé).
  • lorsque l’employé gagne moins de 60 % de sa rémunération hebdomadaire normale parce qu’il est malade, blessé ou mis en quarantaine, qu’il offre des soins ou du soutien à un membre de sa famille gravement malade qui risque de décéder ou à son enfant gravement malade, ou parce qu’il s’occupe d’un nouveau-né, qu’il a adopté un enfant ou, s’il s’agit d’une employée, parce qu’elle est enceinte ou qu’elle a donné naissance à un enfant, il y a arrêt de rémunération. Dans pareil cas, le premier jour de l’arrêt de rémunération est le dimanche de la semaine au cours de laquelle il gagne moins de 60 % de sa rémunération hebdomadaire normale.

Exemple
Julio travaille habituellement 40 heures par semaine et gagne un salaire brut assurable de 1 000 $. Parce qu’il est malade, il peut seulement travailler que 16 heures par semaine et gagne maintenant 400 $ par semaine, un montant qui correspond à 40 % de sa rémunération hebdomadaire normale. Dans ce cas-ci, la première semaine où il gagne 400 $ est celle où il y a un arrêt de rémunération, et le dimanche de cette semaine-là est le premier jour de l’arrêt de rémunération de Julio.

  • Lorsque l’employé commence à recevoir des paiements d’un régime d’assurance-invalidité, il y a arrêt de rémunération. Pour en savoir plus, consultez le tableau portant sur la façon de remplir la case 19.

Exceptions à la règle des sept jours

La règle des sept jours ne s’applique pas dans les cas suivants :

Agents immobiliers: Il y a arrêt de rémunération uniquement quand un agent immobilier renonce à son permis ou quand celui-ci est suspendu ou révoqué, à moins que l'agent ne cesse de travailler parce qu'il est malade, blessé, mis en quarantaine, offre des soins ou du soutien à son enfant ou à un membre de sa famille gravement malade qui risque de décéder, s'occupe d'un nouveau-né, a adopté un enfant ou, s'il s'agit d'une agente, parce qu'elle est enceinte ou qu'elle a donné naissance à un enfant. En d'autres termes, si l'agent cesse de travailler pour toute autre raison, par exemple parce qu'il est en congé autorisé ou en vacances, il n'y a pas d'arrêt de rémunération tant que le contrat est valide. Pour en savoir plus sur la façon de remplir le RE des agents immobiliers, consultez la section « Agents immobiliers ».

Employés dont l'horaire de travail est non conventionnel: Certains employeurs conviennent avec leurs employés d'horaires de travail qui prévoient une alternance de périodes de travail et de périodes de congé. Certains employés, comme les pompiers, les travailleurs du milieu de la santé et les travailleurs d'usine, ont parfois des horaires de travail non conventionnels. Lorsque ces types d'employés ne travaillent pas pendant sept jours consécutifs ou plus, il n'y a pas d'arrêt de rémunération.

Exemples 
Un pompier travaille pendant 4 jours consécutifs, 24 heures par jour (ce qui correspond à 96 heures assurables), puis il est en congé pendant 10 jours consécutifs. Dans ce cas, même si le pompier ne travaille pas pendant plus de 7 jours consécutifs, il n'y a pas d'arrêt de rémunération.

Un mineur travaille pendant 14 jours consécutifs, 12 heures par jour (ce qui correspond à 168 heures assurables), puis il est en congé pendant 7 jours consécutifs. Dans ce cas, même si le mineur ne travaille pas pendant 7 jours consécutifs, il n'y a pas d'arrêt de rémunération.

Vendeurs à commission: Pour les vendeurs principalement payés à commission, il y a arrêt de rémunération seulement lorsque le contrat de travail prend fin, à moins que le vendeur ne cesse de travailler parce qu'il est malade, blessé, mis en quarantaine, offre des soins ou du soutien à son enfant ou à un membre de sa famille gravement malade qui risque de décéder, s'occupe d'un nouveau-né, a adopté un enfant ou, s'il s'agit d'une vendeuse, parce qu'elle est enceinte ou qu'elle a donné naissance à un enfant. En d'autres termes, si le vendeur cesse de travailler pour toute autre raison, par exemple parce qu'il est en congé autorisé ou en vacances, il n'y a pas d'arrêt de rémunération tant que le contrat est valide. Pour en savoir plus sur la façon de remplir le RE des vendeurs à commission, consultez la section « Vendeurs à commission ».

Quand dois-je produire un relevé d’emploi?

Que l’employé ait ou non l’intention de faire une demande de prestations d’assurance-emploi, vous devez produire un RE lorsque l’une des situations suivantes se présente :

  • chaque fois que l’employé qui occupe un emploi assurable subit un arrêt de rémunération; ou
  • lorsque Service Canada en fait la demande.

Remarques

  • Vous devez produire un RE uniquement dans les circonstances prévues par Service Canada.
  • Lorsqu’un employeur doit mettre à pied un grand nombre d’employés, dans le cas d’une fermeture d’usine, par exemple, il peut faire appel à Service Canada pour avoir des conseils relativement à la production des RE. Pour en savoir plus, appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874).

Situations particulières justifiant la production d’un relevé d’emploi

Lorsque Service Canada en fait la demande: Le plus souvent, nous vous demandons de produire un RE lorsque l'employé occupe deux emplois et qu'il subit un arrêt de rémunération en lien avec l'un ou l'autre de ces emplois. Dans ce cas, si l'employé présente une demande de prestations d'assurance-emploi, nous avons besoin d'un RE de l'autre employeur, même si l'employé travaille encore pour lui. Nous utilisons l'information provenant des deux RE pour calculer le montant des prestations d'assurance-emploi de cet employé et le nombre de semaines pendant lesquelles il pourrait les recevoir.

Lorsque le genre de période de paie change: Lorsque votre entreprise ou votre organisation change de genre de période de paie, vous devez produire un RE pour tous les employés, même si ceux-ci ne subissent aucun arrêt de rémunération. Pour en savoir plus, consultez la remarque de la section « Case 6 – Genre de période de paie ».

Lorsqu'un employé, sans changer d'employeur, est transféré à un autre numéro de compte de retenues sur la paie de l'Agence de revenu du Canada: Lorsqu'un employeur possède plus d'un numéro de compte de retenues sur la paie (pour plus de détails, voir la case 5 - Numéro d'entreprise de l'ARC) et que le fichier de la paie de l'employé est transféré à un autre numéro de compte de retenues sur la paie au sein de l'organisation, il n'a pas à produire de RE si les conditions suivantes sont réunies :

  • il n'y a pas eu d'arrêt réel dans le versement de la rémunération de l'employé pendant la période de transition; et
  • l'employeur accepte de produire un seul RE couvrant les deux périodes d'emploi, le cas échéant.

Remarque: Si le changement de numéro de compte de retenues sur la paie sous-entend un changement de genre de période de paie, vous devez produire un RE pour l'employé.

Lorsqu'une entreprise change de propriétaire: Lorsqu'une entreprise change de propriétaire, l'ancien employeur doit généralement produire un RE pour tous les employés. Par contre, si les deux conditions suivantes s'appliquent, vous n'avez pas à produire de RE:

  • il n'y a pas eu d'arrêt réel dans le versement de la rémunération de l'employé pendant la période de transition; et
  • le nouvel employeur conserve les dossiers de paie de l'ancien employeur et accepte de produire un RE unique pour les deux périodes d'emploi, le cas échéant.

Remarque: Si le changement de propriétaire nécessite un changement de genre de période de paie, vous devez produire un RE pour tous les employés.

Lorsqu'un employeur déclare faillite: Si un employeur déclare faillite et qu'un syndic prend en charge la gestion de l'entreprise, l'employeur doit généralement produire un RE pour tous les employés. Par contre, si les deux conditions suivantes s'appliquent, vous n'avez pas à produire de RE:

  • il n'y a pas eu d'arrêt réel dans le versement de la rémunération de l'employé pendant la période de transition; et
  • le syndic conserve les dossiers de paie de l'employeur et accepte de produire un RE unique pour les deux périodes d'emploi, le cas échéant.

Remarque: Si l'employé continue de travailler pendant la période suivant la faillite, il y aura arrêt de sa rémunération seulement lorsqu'il cessera de travailler, et ce, même s'il n'a reçu aucune rémunération.

Lorsqu'il s'agit d'un employé à temps partiel, sur appel ou occasionnel: Vous n'avez pas à produire de RE chaque fois qu'un employé à temps partiel, sur appel ou occasionnel subit un arrêt de rémunération de sept jours ou plus. Par contre, vous devez produire un RE dans les cas suivants :

  • l'employé demande un RE et il y a eu arrêt de rémunération;
  • l'employé ne travaille plus pour vous;
  • Service Canada demande un RE; ou
  • l'employé n'a effectué aucun travail durant trente jours et n'a reçu aucune rémunération assurable pour cette période.

Lorsque l'employé reçoit des indemnités dans le cadre d'un régime d'assurance-salaire: Lorsque vous offrez à vos employés un régime d'assurance-salaire, vous devez produire un RE:

  • si les indemnités ne sont pas assurables, dès qu'il y a arrêt de rémunération; ou
  • si les indemnités sont assurables, dès qu'il y a arrêt de rémunération, mais vous devez produire un deuxième RE par la suite, lorsque les paiements d'indemnité prennent fin, pour la période couverte par le régime d'assurance-salaire.

Durant une période de congé autofinancé: Dans certains milieux de travail, l'employé peut conclure avec son employeur une entente de congé autofinancé. Dans le cadre d'une entente de ce type, l'employé étale une partie de son salaire afin de financer une période de congé ultérieure. Par exemple, l'employé peut travailler pendant quatre ans, et reporter 20 % du salaire reçu pendant ces quatre années afin de financer le congé qu'il prendra la cinquième année. Durant la période de congé autofinancé, il n'y a pas d'arrêt de rémunération; par conséquent, vous n'avez pas besoin de produire un RE, sauf si l'une des parties met fin à l'entente; dans ce cas, vous devez en produire un. Vous devez produire un RE si l'une ou l'autre des parties met fin à l'entente durant la période de congé autofinancé et qu'il n'est pas prévu que l'employé revienne au travail. Vous devez alors indiquer à la case 11, la date du dernier jour travaillé par l'employé avant le début du congé autofinancé.

Remarque: Communiquez avec l'Agence du revenu du Canada pour savoir comment déduire les cotisations d'assurance-emploi de la rémunération versée pendant la période d'étalement du salaire et le congé autofinancé.

Quel est le délai dont je dispose pour produire un relevé d’emploi?

Relevé d’emploi papier

Si vous produisez un RE papier, vous devez le produire dans les cinq jours civils:

  • suivant la première journée d’arrêt de rémunération; ou
  • suivant le jour où l’employeur est informé de l’arrêt de rémunération.

Remarque : Si vous produisez un RE papier, vous devez remettre la copie 1 (l’original) à votre employé. Informez également l’employé qu’il doit la remettre à Service Canada s’il fait une demande de prestations d’assurance-emploi.

Relevé d’emploi électronique

Si vous produisez un RE électronique et que votre période de paie est de genre « hebdomadaire », « quinzaine » (toutes les deux semaines) ou « bimensuel » (deux fois par mois, habituellement le quinzième jour et le dernier jour du mois), vous avez jusqu’à cinq jours civils après la fin de la période de paie où il y a eu arrêt de la rémunération de l’employé pour le produire.

Si votre période de paie est de genre « mensuel » ou « 13 périodes de paie par année » (toutes les quatre semaines), vous devez produire le RE électronique avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :

  • cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de la rémunération de l’employé; ou
  • quinze jours civils après la première journée d’arrêt de sa rémunération.

Remarque: Si vous produisez un RE électronique, vous n’êtes pas tenu d’en remettre une copie papier à votre employé. Pour en savoir plus, consultez la section « Est-ce que je dois quand même remettre à l’employé une copie du relevé d’emploi électronique? »

La date limite pour la production d’un RE électronique dépend du genre de période de paie et du jour où survient l’arrêt de rémunération.

Exemples de date limites pour la production d’un RE électronique
Genre de période de paie Date limite Exemple
Hebdomadaire  Si votre période de paie est de genre « hebdomadaire », vous disposez de cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de rémunération pour transmettre le RE électronique à Service Canada. Martin cesse de travailler le 1er mars 2010, qui est le premier jour de l’arrêt de rémunération. Votre période de paie, qui est de genre « hebdomadaire », s’étend du 27 février 2010 au 5 mars 2010. Étant donné que la période de paie durant laquelle il y a arrêt de rémunération prend fin le 5 mars 2010, vous avez jusqu’au 10 mars 2010 pour produire le RE de Martin.
Quinzaine  Si votre période de paie est de genre « quinzaine », vous disposez de cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de rémunération pour transmettre le RE électronique à Service Canada. Ginette cesse de travailler le 1er mars 2010, qui est le premier jour de l’arrêt de rémunération. Votre période de paie, qui est de genre « quinzaine », s’étend du 27 février 2010 au 12 mars 2010. Étant donné que la période de paie durant laquelle il y a arrêt de rémunération prend fin le 12 mars 2010, vous avez jusqu’au 17 mars 2010 pour produire le RE de Ginette.
Bimensuel  Si votre période de paie est de genre « bimensuel », vous disposez de cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de rémunération pour transmettre le RE électronique à Service Canada. Safina cesse de travailler le 1er mars 2010, qui est le premier jour de l’arrêt de rémunération. Votre période de paie, qui est de genre « bimensuel », s’étend du 1er mars 2010 au 15 mars 2010. Étant donné que la période de paie durant laquelle il y a arrêt de rémunération prend fin le 15 mars 2010, vous avez jusqu’au 20 mars 2010 pour produire le RE de Safina.
Mensuel  Si votre période de paie est de genre « mensuel », vous devez transmettre le RE électronique à Service Canada avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :
  • cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de la rémunération de l’employé; ou
  • quinze jours civils après la première journée d’arrêt de sa rémunération.
Exemple 1

Peter cesse de travailler le 1er mars 2010, qui est le premier jour de l’arrêt de rémunération.
Votre période de paie, qui est de genre « mensuel », s’étend du 1er mars 2010 au 31 mars 2010.
Vous devez produire le RE avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :

  • cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de sa rémunération (5 avril 2010); or
  • quinze jours civils après la première journée d’arrêt de sa rémunération (16 mars 2010).
Dans ce cas, vous avez jusqu’au 16 mars 2010 pour produire le RE de Peter, parce que c’est la plus rapprochée des deux dates.
    Exemple 2

Martha cesse de travailler le 30 mars 2010, qui est le premier jour de l’arrêt de rémunération. Votre période de paie, qui est est de genre « mensuel », s’étend du 1er mars 2010 au 31 mars 2010.
Vous devez produire le RE avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :
  • cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de sa rémunération (5 avril 2010); ou
  • quinze jours civils après la première journée d’arrêt de sa rémunération (14 avril 2010).
Dans ce cas, vous avez jusqu’au 5 avril 2010 pour produire le RE de Martha, parce que c’est la plus rapprochée des deux dates.
Treize périodes de paie par année (toutes les quatre semaines) Si votre période de paie est de genre « 13 périodes de paie par année » (c’est à-dire que vous payez vos employés toutes les quatre semaines), vous devez produire le RE électronique avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :
  • cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de la rémunération de l’employé; ou
  • quinze jours civils après la première journée d’arrêt de sa rémunération.
Exemple 1

Roberto cesse de travailler le 1er mars 2010, qui est le premier jour de l’arrêt de rémunération. Votre période de paie, qui est de genre « 13 périodes de paie par année », se termine tous les quatrièmes dimanches. La période de paie au cours de laquelle il y a eu arrêt de rémunération s’étend du 1er mars 2010 au 28 mars 2010.
Vous devez produire le RE avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :
  • cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de sa rémunération (2 avril 2010); ou
  • quinze jours civils après la première journée d’arrêt de sa rémunération (16 mars 2010).
Dans ce cas, vous avez jusqu’au 16 mars 2010 pour produire le RE de Roberto, parce que c’est la plus rapprochée des deux dates.
Exemple 2

Juliette cesse de travailler le 23 mars 2010, qui est le premier jour d’arrêt de la rémunération.
Votre période de paie s’étend du 1er mars 2010 au 28 mars 2010.
Vous devez produire le RE avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :
  • cinq jours civils après la fin de la période de paie durant laquelle il y a eu arrêt de sa rémunération (2 avril 2010); ou
  • quinze jours civils après la première journée d’arrêt de sa rémunération (7 avril 2010).
Dans ce cas, vous avez jusqu’au 2 avril 2010 pour produire le RE de Juliette, parce que c’est la plus rapprochée des deux dates.

Est-ce que je dois quand même remettre à l’employé une copie du relevé d’emploi électronique?

Non. Si vous transmettez le RE de votre employé par voie électronique, vous n’avez pas besoin d’en imprimer une copie papier. Lorsque vous transmettez le RE par voie électronique, les données sont directement acheminées aux systèmes de Service Canada. Nous utilisons ensuite ces données pour traiter les demandes de prestations d’assurance-emploi.

Remarques

  • Assurez-vous que l’employé sait que vous allez transmettre son RE à Service Canada par voie électronique, et que dans ce cas, il ne doit pas en faire parvenir une copie à Service Canada.
  • Si l’employé est inscrit à l’outil en ligne Mon dossier Service Canada, il peut l’utiliser pour voir et imprimer des copies de ses relevés d’emploi électroniques. Pour en savoir plus sur cet outil, il doit consulter Mon dossier Service Canada.
  • Même si vous n’êtes plus tenu d’imprimer une copie papier du RE lorsque vous le transmettez par voie électronique, vous devriez, par courtoisie, en fournir une copie à votre employé s’il la demande. Vous devez cependant lui rappeler qu’il ne doit pas acheminer cette copie à Service Canada
  • Si votre employé veut demander des prestations d’assurance-emploi, rappelez-lui qu’il doit présenter sa demande le plus tôt possible après l’arrêt de rémunération, même s’il n’a pas reçu tous ses RE (plus précisément, ceux qui sont produits sur papier).

Pour en savoir plus sur la façon de transmettre des RE par voie électronique, consultez le Le relevé d'emploi sur le Web, ou appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874).

Pendant combien de temps dois-je conserver les dossiers de paie liés aux relevés d’emploi?

Que vous produisiez des RE papier ou électroniques, vous devez conserver tous les dossiers de paie qui y sont liés pendant les six années suivant l’année à laquelle les données se rapportent, sur papier ou en format électronique.

Est-ce que je dois conserver des copies papier du relevé d’emploi?

Si vous produisez un RE papier, vous devez conserver la copie 3 pendant les six années suivant l’année à laquelle les données se rapportent. Assurez-vous de la conserver dans un endroit sûr. Une fois que vous avez rempli un RE, l’information qu’il contient est jugée confidentielle.

Si vous produisez un RE électronique, vous n’avez pas à conserver de copie papier, mais vous devez garder les données pendant les six années suivant l’année à laquelle elles se rapportent.

Où dois-je envoyer la copie 2 du relevé d’emploi papier?

Vous devez envoyer la copie 2 (bleue) du RE papier dûment rempli au centre des RE de Service Canada à Bathurst (Nouveau Brunswick), à l’adresse suivante :

Service Canada
C.P. Box 9000
Bathurst (Nouveau Brunswick) E2A 4T3
 

Le centre des RE de Bathurst ne s’occupe d’aucune autre tâche liée au RE ou à l’assurance-emploi. Vous devez donc envoyer uniquement la copie 2 du RE à l’adresse indiquée ci-dessus. Toute la correspondance et tous les autres documents liés au RE doivent être acheminés au Centre Service Canada de votre localité.

Remarque: Si vous produisez un RE électronique, n’envoyez pas de copie papier à Service Canada.

Où dois-je envoyer la correspondance et tous les autres documents liés au relevé d’emploi?

Vous devez acheminer la correspondance et tous les autres documents liés au RE au Centre Service Canada de votre localité. La copie 2 (bleue) du RE est le seul document que vous devez envoyer au centre des RE de Bathurst (Nouveau Brunswick).

Est-ce que je peux apporter des changements à un relevé d’emploi papier après l’avoir rempli?

Oui, mais seulement si vous avez encore en votre possession les trois copies. Dans ce cas, vous pourrez le corriger en procédant comme suit :

  • barrez d’abord l’information incorrecte d’un trait;
  • inscrivez ensuite les bons renseignements; et
  • apposez vos initiales à côté de chaque changement.

Remarque: N’utilisez jamais de liquide ou de ruban correcteur.

Si vous avez déjà distribué des copies du RE papier, vous ne pourrez pas le modifier. Dans ce cas, vous devrez produire un RE modifié. Voir « Dans quelles circonstances dois-je modifier un relevé d’emploi? » pour savoir comment procéder.

Est-ce que je peux annuler un relevé d’emploi?

Non. Vous ne pouvez pas annuler un RE que vous avez déjà produit. Si vous avez produit un RE par erreur, vous devez produire un RE modifié. Consultez la section suivante pour savoir comment procéder.

Dans quelles circonstances dois-je modifier un relevé d’emploi?

Vous devez modifier un RE dans les circonstances suivantes :

  • Vous devez corriger, mettre à jour ou modifier l’information que vous avez déjà inscrite sur un RE.

    Exemple
    Après que vous avez produit le RE initial, le départ de votre employé passe de provisoire à définitif et cet employé n’a pas travaillé depuis que vous avez produit le RE initial. Parce que le départ de l’employé est maintenant définitif, vous devez lui verser une autre somme lors de sa cessation d’emploi, soit une paie de vacances. Dans ce cas-ci, vous devez produire un RE modifié qui inclura cette information. Par contre, si vous n’avez aucun nouveau renseignement à fournir, vous n’avez pas besoin de produire de RE modifié.
  • Vous avez transmis un RE à Service Canada par erreur. Lorsque vous remplissez le RE modifié, indiquez « Le précédent RE a été produit par erreur » à la case 18, Observations.
  • Service Canada vous demande de le faire.

Remarque: Lorsque vous produisez un RE modifié, vous devez remplir toutes les cases du RE, et non pas seulement celles où les renseignements diffèrent de ceux du RE initial.

Que dois-je faire pour modifier un relevé d’emploi électronique?

Pour plus de renseignements sur la façon de produire un relevé d’emploi électronique :

  • Si vous utilisez RE Web, consultez les instructions d’aide de RE Web, ou appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874).
  • Si vous utilisez RE TAP, communiquez avec votre fournisseur de services de paie.

Remarque: Si vous modifiez un RE papier par voie électronique, inscrivez « Modification d’un RE papier » à la case 18, Observations. Inscrivez aussi le numéro de série du RE papier initial.

Que dois-je faire pour modifier un relevé d’emploi papier?

Pour modifier un RE papier :

  • utilisez un RE vierge;
  • à la case 2, inscrivez le numéro de série du RE initial que vous modifiez;
  • assurez-vous de remplir toutes les cases, même lorsque l’information est la même que celle que vous avez inscrite sur le RE initial;
  • corrigez toute information qui était erronée sur le RE initial.

Remarque: Lorsque vous produisez un RE papier modifié, il n’est pas nécessaire d’ajouter d’observations à la case 18 pour indiquer qu’il s’agit d’un RE modifié.

Que dois-je faire des relevés d’emploi papier annulés ou excédentaires?

Si vous avez des RE papier annulés (par exemple des RE qui contenaient des erreurs), vous pouvez les détruire. Avant de les détruire, assurez-vous de prendre en note leurs numéros de série et conservez-les avec vos dossiers de paie.

Si vous avez des RE excédentaires, communiquez avec le Centre de services aux employeurs, au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874). Les agents vous donneront des directives sur la façon de les retourner.

Comment puis-je commander des relevés d’emploi papier?

Pour commander des RE papier, communiquez avec le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874). Lorsque vous passerez votre commande, ayez en main votre numéro de compte de retenues sur la paie de l’Agence du revenu du Canada aux fins d’identification.

À qui dois-je m’adresser si j’ai besoin de plus d’information?

Si vous avez besoin de renseignements ou de conseils pendant que vous remplissez un RE, appelez le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874).

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