Commis au classement et à la gestion de documents
1413 - Commis au classement et à la gestion des documents
Textes de la profession
Nature du travail
Les commis à la gestion des documents traitent, codent, classent et récupèrent des dossiers et des documents et exécutent les plans de conservation et d'élimination des dossiers conformément aux politiques et aux procédures établies. Les commis au classement classent papiers, dossiers, documents et autres pièces selon le sujet et le système de classement.
Pour obtenir la description complète et officielle de cette profession selon la Classification nationale des professions (CNP), il suffit de consulter le site de la CNP.
Exemples de titres professionnels
Archiviste médicale;
chercheur de documents sur microfilms;
classificateur de documents;
commis à la gestion de documents;
commis au classement;
commis au système de classement des dossiers;
commis aux documents;
commis aux dossiers d'aéronef;
commis aux dossiers et à la classification;
commis aux dossiers médicaux;
commis aux dossiers techniques;
technicien de dossiers médicaux.
Perspectives
Les perspectives d'emploi dans cette profession sont acceptables. Ce verdict est lié aux perspectives moyennes d'emploi des spécialités qui sont comprises dans cette profession. En fait, les perspectives d'emploi des archivistes médicaux sont bonnes et celles des autres commis au classement et à la gestion des documents sont limitées.
(Mise à jour : août 2010)
A) Vue d'ensemble
Le nombre de commis au classement et à la gestion des documents a diminué de façon notable au cours des années 1990 et a augmenté légèrement par la suite. L'implantation d'outils informatiques et la diversification des tâches des employés administratifs expliquent en bonne partie la baisse importante des années 1990. Ces tendances ont toutefois épargné les archivistes médicaux. Étant donné que l'augmentation prévue du nombre d'archivistes médicaux devrait être en partie annulée par la diminution du nombre des autres commis au classement et à la gestion des documents, on s'attend à ce que le nombre d'emplois dans ce groupe professionnel augmente légèrement au cours des prochaines années.
Industries
Selon les données du recensement, environ 36 % des commis au classement et à la gestion des documents travaillaient en 2006 dans le secteur de la santé et de l'assistance sociale, surtout dans les hôpitaux (29 %). On en retrouvait également en nombre significatif dans l'administration publique (19 %), dans le secteur de la finance et des assurances (8 %), dans l'enseignement (8 %) et dans les services professionnels, scientifiques et techniques (7 %) .
Caractéristiques des emplois
Selon les données des recensements, les femmes occupaient environ 80 % des postes dans cette profession en 2006, proportion assez stable depuis 1991 (81 %). La donnée sur le revenu annuel d'emploi (36 981 $) présentée dans la section « Caractéristiques » des « Statistiques » ne concerne que les 54 % des membres de cette profession qui travaillaient à temps plein et à l'année en 2005. Le revenu moyen d'emploi de ceux qui ne travaillaient pas à temps plein et à l'année s'élevait plutôt à 17 910 $ en 2005. Le travail autonome y était en 2006 pratiquement inexistant (à peine 1 % des emplois).
B) Tendances par spécialité
Archivistes médicaux
En se basant sur les données du recensement par industrie, cette spécialité regroupait en 2006 entre 30 % et 40 % des emplois dans cette profession.
- Source des débouchés
Les débouchés proviendront surtout de l'augmentation de l'emploi et des postes qui seront libérés par les archivistes qui prendront leur retraite. Jumelée à une formation pertinente, l'expérience dans cette profession permet d'accéder à des emplois de supervision et d'occuper d'autres postes administratifs.
- Bassin de main-d'œuvre
Les débouchés d'archivistes médicaux seront accessibles en premier lieu aux titulaires du diplôme d'études collégiales (DEC) en archives médicales. Peu de débouchés seront pourvus par des archivistes expérimentés en chômage, car le taux de chômage est très faible dans cette spécialité. La proportion peu élevée d'immigrants dans ce groupe professionnel (7 % par rapport à 12 % dans l'ensemble des professions en 2006, selon les données du recensement) nous laisse penser que peu de débouchés seront pourvus par des immigrants.
Selon les données de l'enquête Relance du ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport, la situation sur le marché du travail des diplômés du DEC en archives médicales est habituellement très bonne. Elle se distingue tout particulièrement par son taux de chômage peu élevé et par une forte proportion d'emplois à temps plein et en rapport avec la formation.
Avec l'élargissement des tâches des archivistes médicaux (voir plus loin), le nombre de diplômés actuel suffit à peine à satisfaire aux besoins, même s'il a plus que triplé entre 2001-2002 et 2007-2008. Un document conjoint de l'Association québécoise des archivistes médicales (AQAM) et de l'Association québécoise d'établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) produit en mai 2010, « Délais de transmission des données Med-Écho », arrive à la conclusion que cet élargissement des tâches entraîne des délais importants « dans la production de données essentielles à la planification, l'évaluation, la recherche, le financement et d'autres utilisations toutes aussi importantes » pour les établissements du réseau de la santé et des services sociaux. Les auteurs recommandent en conséquence une amélioration des conditions salariales des archivistes médicaux, qui inciterait davantage de jeunes à s'inscrire au DEC en archives médicales et à joindre cette profession, et permettrait une meilleure rétention du personnel en place.
Compte tenu de ce contexte, la situation sur le marché du travail des diplômés du DEC en archives médicales devrait demeurer très bonne au cours des prochaines années.
- Tendances
L'évolution de l'emploi dans cette spécialité dépend des tendances qui influencent l'emploi dans le secteur de la santé, surtout dans les hôpitaux, des effets de l'implantation de logiciels spécialisés et de la demande en gestion et en protection des renseignements personnels.
Après avoir diminué fortement au milieu des années 1990, soit lors de la période des compressions budgétaires gouvernementales et de la mise en œuvre du virage ambulatoire, l'emploi dans les hôpitaux est reparti en hausse, permettant de rattraper le niveau d'emploi d'avant cette période. Compte tenu des priorités gouvernementales en santé, la hausse de l'emploi dans les hôpitaux devrait se poursuivre au cours des prochaines années.
Notons que cette spécialité a été moins touchée que d'autres professions du secteur de la santé par les effets du virage ambulatoire. En effet, que les usagers (patients) soient alités dans un hôpital ou qu'ils soient retournés à domicile, le nombre de cas traités et donc de dossiers médicaux a continué à croître tout au long de cette période. L'emploi dans cette spécialité devrait continuer à être avantagé par la hausse du nombre de cas traités et de dossiers au cours des prochaines années.
Au cours des dernières années, l'implantation de logiciels spécialisés a eu des effets opposés sur les tâches des archivistes médicaux. L'utilisation de l'ordinateur a d'un côté permis d'effectuer plus rapidement leurs tâches traditionnelles. De l'autre, elle a aussi permis la production de produits d'information et de rapports statistiques plus variés et plus détaillés. En effet, les gestionnaires demandent aux archivistes de se servir de leurs bases de données de plus en plus sophistiquées pour extraire des données et produire des documents beaucoup plus diversifiés qu'auparavant, par exemple, des rapports sur le temps moyen d'occupation des lits par types d'usagers. La production de tels rapports a fait en sorte que l'évolution des outils informatiques a finalement favorisé la croissance de l'emploi dans cette spécialité, en plus d'influencer grandement les exigences des employeurs et à rendre le travail plus complexe. On a d'ailleurs observé au cours des dernières années la création de postes plus spécialisés, par exemple d'archivistes spécialisés en traumatologie et de registraires en oncologie.
Au cours des prochaines années, on s'attend à ce que la plupart des dossiers médicaux soient numérisés. Cette numérisation influencera encore grandement l'exercice de cette spécialité. Même si les premières expériences à cet effet dans quelques hôpitaux ne semblent pas avoir fait diminuer les besoins comme on l'escomptait, il est encore tôt pour se prononcer précisément sur ses effets sur la demande d'archivistes.
Par ailleurs, l'utilisation de bases de données contenant un grand nombre de renseignements personnels exige des mesures beaucoup plus systématiques qu'auparavant pour encadrer la divulgation de ces renseignements. Comme les archivistes sont responsables de la manipulation et de la gestion de ces renseignements, leur rôle s'est considérablement élargi. L'emploi dans cette spécialité a bénéficié de ces responsabilités accrues et devrait continuer à en bénéficier.
Compte tenu de l'ensemble de ces facteurs, le nombre d'archivistes médicaux devrait augmenter de façon notable au cours des prochaines années.
- Exigences
Les employeurs recherchent des candidats qui connaissent bien les aspects techniques de cette spécialité, qui ont de la facilité à s'adapter aux technologies de l'information et qui savent respecter le caractère confidentiel des données avec lesquelles ils travaillent. Les candidats doivent savoir communiquer efficacement et posséder un bon esprit d'analyse et de synthèse. Le sens des responsabilités et de l'organisation du travail, la capacité de concentration, la rigueur, le souci du détail, l'autonomie et la patience sont les principales qualités recherchées. Dans certains hôpitaux, le bilinguisme est exigé.
Autres commis au classement et à la gestion des documents
- Source des débouchés
Les débouchés proviendront surtout du taux de roulement assez élevé et des postes qui seront libérés par les commis qui prendront leur retraite. Jumelée à une formation pertinente, l'expérience dans cette profession permet d'accéder à des emplois de supervision et à d'autres postes administratifs mieux rémunérés.
- Bassin de main-d'œuvre
Ces débouchés seront accessibles en premier lieu à des diplômés de la formation professionnelle et technique dans un domaine lié à l'administration ou à des personnes possédant de l'expérience dans le travail de bureau. Les titulaires du diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de la documentation sont particulièrement recherchés. Même s'il ne s'agit pas de la profession qu'ils recherchent, un certain nombre de ces diplômés acceptent des emplois dans cette profession pour acquérir de l'expérience pour accéder à des postes plus spécialisés et mieux rémunérés. D'autres débouchés pourront être pourvus par des commis expérimentés en chômage.
- Tendances
L'évolution de l'emploi dans cette spécialité dépend de la demande liée au classement et à la gestion de documents écrits, de l'implantation d'outils informatiques et des changements dans l'organisation du travail.
Au cours des années 1970 et 1980, la demande de documents écrits et la croissance générale des industries de service ont contribué à soutenir l'emploi dans cette profession. Par la suite, l'implantation de la bureautique dans les années 1980 et 1990 a permis d'accélérer le classement et la gestion des documents, et d'en faciliter le repérage. Toujours au cours de cette période, la mise en place des guichets de services bancaires fut un précurseur du traitement automatisé des transactions. Toutefois, la lenteur d'adaptation de la législation aux changements technologiques a forcé les grandes entreprises de l'administration publique, du secteur de la finance et des assurances, et du secteur juridique, à conserver un grand nombre de dossiers en format papier. C'est d'ailleurs dans ces industries qu'on trouve le plus de commis au classement et à la gestion des documents.
Plus récemment, les entreprises de ces industries ont développé des modes de traitement automatisé des transactions par Internet. On peut par exemple effectuer depuis quelques années des transactions bancaires, remplir ses déclarations de revenus ou déposer une demande d'assurance-emploi sur Internet. La demande pour ces services augmente sans cesse et ce type de service devrait prendre encore plus d'ampleur au cours des prochaines années. Comme ces systèmes permettent la saisie de données directement dans des dossiers informatisés, ils font diminuer de beaucoup la charge de travail des commis au classement et à la gestion des documents. Ce facteur devrait donc désavantager considérablement l'emploi dans cette spécialité.
Ces mêmes outils informatiques ont permis de confier une foule de tâches administratives à des commis plus polyvalents, moins associés à une profession spécifique comme celle-ci. Cette tendance a entraîné une hausse des exigences des employeurs et une plus forte demande d'employés de bureaux polyvalents et donc à une baisse de la demande d'employés de bureaux spécialisés. Ainsi, on peut retrouver maintenant une même personne qui effectue les tâches historiquement confiées aux commis de bureau généraux (voir 1411), aux réceptionnistes (voir 1414), aux secrétaires (voir 1241), aux commis à la comptabilité (voir 1431) et aux commis au classement et à la gestion des documents. La tendance à la polyvalence n'est pas uniquement causée par l'implantation d'outils informatiques. Par souci d'efficacité et à la recherche de toujours plus de flexibilité dans l'organisation du travail, les employeurs recherchent en effet dans tous les domaines des employés qui possèdent les compétences nécessaires à l'accomplissement de plusieurs tâches.
Même si cette profession a moins subi que d'autres professions administratives les effets de cette tendance, surtout chez les gros employeurs de l'administration publique, du secteur de la finance et des assurances, et du secteur juridique, il n'en demeure pas moins qu'on en trouve maintenant de moins en moins dans les autres secteurs et dans les entreprises de petite taille.
Compte tenu de l'ensemble de ces tendances, le nombre de commis au classement et à la gestion des documents (sauf les archivistes médicaux) devrait diminuer de façon notable au cours des prochaines années.
- Exigences
Les employeurs recherchent des candidats qui connaissent bien les aspects techniques de cette spécialité, qui ont de la facilité à s'adapter aux technologies de l'information et qui savent respecter le caractère confidentiel des données avec lesquelles ils travaillent. Le sens de l'organisation du travail, la rigueur, l'autonomie et le souci du détail sont les principales qualités recherchées. Le bilinguisme est exigé par certains employeurs.
Études et formation
* Archivistes médicaux
Pour accéder à cette profession, il faut généralement être titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC) en archives médicales. L'appartenance à l'Association québécoise des archivistes médicales (AQAM), qui permet de porter le titre d'archiviste médicale autorisée (A.M.A.), est souvent exigée et représente de toute façon un atout.
L'AQAM organise des activités de formation continue. Les archivistes médicaux doivent en effet se tenir à jour, entre autres sur l'évolution du codage des maladies selon la Classification internationale des maladies et sur la gestion et la protection des renseignements personnels.
Le cégep Ahuntsic offre un programme de perfectionnement aux diplômés du DEC en archives médicales, soit l'attestation d'études collégiales (AEC) sur le registre des tumeurs, qui permet d'accéder à des postes de registraires en oncologie.
* Autres commis au classement et à la gestion des documents
Pour accéder à cette profession, on exige au moins un diplôme d'études secondaires et habituellement un diplôme de formation professionnelle ou technique dans le domaine administratif ou dans un secteur connexe. Le diplômes d'études collégiales (DEC) en techniques de la documentation est parfois exigé et représente un atout pour obtenir une promotion à des postes mieux rémunérés.
Références utiles
Association québécoise des archivistes médicales
Association québécoise des registraires en oncologie
Considérations importantes
Étant donné que l'augmentation prévue du nombre d'archivistes médicaux devrait être en partie annulée par la diminution du nombre des autres commis au classement et à la gestion des documents, on s'attend à ce que le nombre d'emplois dans ce groupe professionnel augmente légèrement au cours des prochaines années.
La situation sur le marché du travail des diplômés du DEC en archives médicales est habituellement très bonne. Cette situation avantageuse devrait se maintenir au cours des prochaines années.
Les débouchés pour les autres commis au classement et à la gestion des documents proviendront surtout du taux de roulement assez élevé et des postes qui seront libérés par les commis qui prendront leur retraite. Ils seront accessibles en premier lieu à des diplômés de la formation professionnelle et technique dans un domaine lié à l'administration ou à des personnes possédant de l'expérience dans le travail de bureau.
1413 - Commis au classement et à la gestion des documents
Statistiques
| Principaux indicateurs du marché du travail | 1413 | Ensemble des professions |
|---|---|---|
| Emploi, moyenne 2007- 2009 | 6 600 | 3 859 200 |
| Bénéficiaires d'assurance-emploi en 2009 | 100 | 168 350 |
| Taux de croissance annuel de 2010 à 2014 | 0,5 % | 0,9 % |
| Variation annuelle d'emploi de 2010 à 2014 | 30 | 36 650 |
| Érosion annuelle de 2010 à 2014 | 200 | 122 850 |
| Besoins annuels totaux de 2010 à 2014 | 230 | 159 500 |
| Répartition de l'emploi selon le sexe | 1413 | Ensemble des professions |
|---|---|---|
| Hommes | 20,2 % | 52,7 % |
| Femmes | 79,8 % | 47,3 % |
| Répartition de l'emploi selon le groupe d'âge | 1413 | Ensemble des professions |
|---|---|---|
| 15- 24 ans | 13,9 % | 14,1 % |
| 25- 44 ans | 41,2 % | 45,1 % |
| 45- 64 ans | 44,0 % | 38,8 % |
| 65 ans et plus | 0,8 % | 2,0 % |
| Répartition de l'emploi selon le statut | 1413 | Ensemble des professions |
|---|---|---|
| Plein temps | 78,3 % | 79,2 % |
| Temps partiel | 21,7 % | 20,8 % |
| Revenu d'emploi annuel moyen (à temps plein et à l'année) |
1413 | Ensemble des professions |
|---|---|---|
| À temps plein et à l'année | 53,3 % | 53,2 % |
| Moyen | 35 981 | 45 157 |
| 0 à 19 999 $ | 8,5 % | 16,5 % |
| 20 000 $ à 49 999 $ | 80,8 % | 52,4 % |
| 50 000 $ et plus | 10,6 % | 31,1 % |
| Répartition de l'emploi selon le plus haut niveau de scolarité atteint |
1413 | Ensemble des professions |
|---|---|---|
| Moins d'un DES | 7,9 % | 14,1 % |
| Diplôme d'études secondaires (DES) | 24,4 % | 21,9 % |
| Diplôme postsecondaire non universitaire | 55,0 % | 43,1 % |
| Baccalauréat et plus | 12,7 % | 20,9 % |
| Répartition de l'emploi selon la région | 1413 | Ensemble des professions |
|---|---|---|
| Gaspésie-îles-de-la-Madeleine | 0,8 % | 1,1 % |
| Bas-St-Laurent | 1,7 % | 2,5 % |
| Capitale-Nationale | 13,5 % | 9,1 % |
| Chaudière-Appalaches | 3,7 % | 5,4 % |
| Estrie | 3,8 % | 3,9 % |
| Centre-du-Québec | 2,0 % | 2,9 % |
| Montérégie | 15,8 % | 18,7 % |
| Montréal | 24,5 % | 24,1 % |
| Laval | 5,6 % | 5,0 % |
| Lanaudière | 4,4 % | 5,8 % |
| Laurentides | 5,8 % | 7,0 % |
| Outaouais | 10,8 % | 4,7 % |
| Abitibi-Témiscamingue | 1,0 % | 1,8 % |
| Mauricie | 2,9 % | 3,1 % |
| Saguenay-Lac-St-Jean | 2,7 % | 3,3 % |
| Côte-Nord-Nord du Québec | 1,1 % | 1,7 % |
| 1413 | Ensemble des professions |
|
|---|---|---|
| Travail autonome | 1,3 % | 11,2 % |
| 1413 | Ensemble des professions |
|
|---|---|---|
| Immigration | 6,7 % | 12,2 % |
| Principaux secteurs d'emploi | Pourcentage |
|---|---|
| Soins de santé et assistance sociale | 35,6 % |
| Administration publique | 19,2 % |
| Finance et assurances | 8,0 % |
| Enseignement | 7,9 % |
| Services professionnels, scientifiques et techniques | 7,1 % |
| Fabrication | 4,8 % |