Quelles sont mes responsabilités en ce qui a trait aux numéros d'assurance sociale de mes employés?

Les numéros d'assurance sociale (NAS) de vos employés sont des renseignements confidentiels et ils devraient être utilisés uniquement à des fins d'information concernant le revenu. En tant qu'employeur, vous jouez un rôle déterminant dans la protection des renseignements personnels de vos employés et dans la prévention des activités frauduleuses.

Saviez-vous qu'au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques établit des règles de base pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels par des organismes du secteur privé?

Responsabilités principales?

• Vous devez demander et examiner la carte d'assurance sociale de tout nouvel employé dans les trois jours suivant le début de son emploi.
  

• Vous devez consigner le nom et le NAS de l'employé tels qu'ils sont inscrits sur la carte en vous assurant que les NAS commençant par un « 9 » sont encore valides. Toute personne qui travaille au Canada doit avoir un numéro d'assurance sociale.
  

• Si un nouvel employé n'a pas de NAS et qu'il est autorisé à travailler au Canada, demandez-lui d'en faire la demande à l'un des Centres Service Canada … c'est rapide, simple, sécuritaire! Si la demande et les documents d'identité sont en règle, les gens peuvent obtenir un NAS en une seule visite et vous fournir une preuve de leur demande.
  

• Pour obtenir une confirmation du numéro d'assurance sociale d'un employé actuel ou d'un ancien employé, vous devez fournir votre numéro d'entreprise (attribué par l'Agence du revenu du Canada) et tous les renseignements nécessaires permettant d'identifier votre entreprise et l'employé. Vous devez communiquer avec Service Canada, Bureau d'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada, au 1-800-808-6352, et choisir l'option « 3 »; si vous appelez de l'extérieur du Canada, composez le 1-506-548-7961 (des frais d'interurbain s'appliquent).
  

Remarque : Le numéro d'assurance sociale sert à l'administration des prestations gouvernementales versées en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur le Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.