Employeurs - Ce que vous devez savoir à propos du numéro d'assurance sociale

Ces renseignements vous aideront à comprendre l'importance de vos responsabilités à l'égard du numéro d'assurance sociale (NAS). Vous jouez un rôle primordial dans la protection des renseignements personnels de vos employés ainsi que dans la prévention des activités frauduleuses.

Les responsabilités de l'employeur en bref

  1. Demander le NAS de chaque nouvel employé dans les trois premiers jours de leur embauche.
  2. S’assurer que chaque employé dont le NAS débute par le chiffre 9 est autorisé à travailler au Canada.
  3. S’assurer que le NAS de ses employés et leur dossier du personnel sont protégés.
  4. Communiquer avec Service Canada si vous soupçonnez une utilisation frauduleuse d'un NAS.

Rappel : Le NAS de votre employé est confidentiel et doit servir uniquement à des fins relatives au revenu

Vos Principales Responsabilités

Demandez le numéro d'assurance sociale de tout nouvel employé dans les trois jours suivant le début de son emploi et inscrivez le numéro.

  • Assurez-vous d’avoir identifié l’employé correctement à l’aide de documents d’identité avant de finaliser les documents d’embauche.
  • Toute personne qui travaille au Canada doit avoir un NAS. Ce numéro sert à l'administration des prestations gouvernementales versées en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur le Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance-emploi.
  • Vous devez demander au nouvel employé qui n'a pas de NAS, mais qui est autorisé à travailler au Canada, d'en faire la demande à l'un des bureaux de Service Canada. Dites-lui que c'est rapide, simple et sécuritaire! Si tous les documents relatifs à la demande et à l'identité de l'employé sont en règle, une seule visite lui sera nécessaire pour obtenir son NAS.
  • Vous pouvez obtenir confirmation du NAS d'un employé actuel ou d'un ancien employé. Pour ce faire, vous devez communiquer avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada. Composez le 1-800-808-6352 et choisissez l'option « 3 ». Si vous appelez de l'extérieur du Canada, composez le 506-548-7961 (des frais d'interurbain sont exigibles). Vous devrez fournir votre numéro d'entreprise (attribué par l'Agence du revenu du Canada) et tous les renseignements exigés permettant d'identifier votre entreprise et l'employé.

Assurez-vous que toute personne ayant un NAS qui commence par un « 9 » est autorisée à travailler au Canada et que leur document d’immigration n’est pas expiré.

  • Les NAS qui commencent par un « 9 » sont remis aux travailleurs temporaires qui ne sont ni des citoyens canadiens ni des résidents permanents. Ces NAS sont valides jusqu’à la date d’expiration qui est indiquée dans le document de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) qui autorise la personne à travailler au Canada.
  • Vous devez continuer de demander à voir le document d'immigration actuel de l'employé l'autorisant à travailler au Canada (permis de travail, permis d'études) et vérifier qu'il n'est pas expiré.

Vous devez protéger les renseignements personnels de vos employés, dont le NAS, contre le vol et toute utilisation ou divulgation inappropriée.

  • Conservez tous les renseignements personnels en lieu sûr ou dans un système informatique encodé, et assurez-vous que seules les personnes autorisées y ont accès.
  • Si vous constatez que le NAS d'un employé a été volé ou a été utilisé ou divulgué de façon inappropriée, prenez immédiatement les mesures suivantes pour atténuer les conséquences possibles :
    1. évaluez les dommages
    2. informez l'employé touché
    3. communiquez avec la police si vous avez constaté une activité de nature criminelle
    4. communiquez avec Service Canada et avec le Commissariat à la protection de la vie privée
    5. communiquez avec toute autre personne concernée.

Vous devez informer Service Canada de tout soupçon relatif à l'utilisation frauduleuse d'un numéro d'assurance sociale.

  • Vous jouez un rôle important dans le dépistage et la prévention de l'utilisation frauduleuse des numéros d'assurance sociale et de ses deux principales conséquences : le travail illégal et la fraude fiscale.
  • Si vous avez des raisons de soupçonner l'utilisation frauduleuse d'un numéro d'assurance sociale, vous devez immédiatement communiquer avec Service Canada.

Saviez-vous que, au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques établit des règles régissant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par des organismes du secteur privé? Pour en savoir plus, veuillez consulter le site du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.privcom.gc.ca

Pour plus de renseignements sur la façon de protéger le numéro d'assurance sociale, veuillez consulter notre publication Votre numéro d'assurance sociale : une responsabilité partagée!
(SC-237-07-12)

Comment nous joindre

COMPOSEZ le 1-800-808-6352 et sélectionnez l'option « 3 ».
Nos agents de services aux citoyens répondront à vos appels de 8 h 30 à 16 h 30 (heure locale), du lundi au vendredi, sauf les jours fériés.

Si vous appelez de l'extérieur du Canada, composez le 506-548-7961 (des frais d'interurbain s'appliquent).

CLIQUEZ sur servicecanada.gc.ca
pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de communiquer avec le gouvernement du Canada ainsi que sur la gamme complète des programmes et services offerts.

VISITEZ le Centre Service Canada le plus près de chez vous que vous trouverez en consultant notre site Web ou en composant le 1 800 O-Canada (1-800-622-6232) ou le 1-800-926 9105 (ATS).

Vous pouvez aussi nous écrire à :

Service Canada
Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales
CP 7000
Bathurst NB  E2A 4T1
CANADA

Le Programme de numéro d'assurance sociale (NAS) relève de Service Canada, le réseau de prestation de services du gouvernement du Canada, qui réunit une vaste gamme de prestations et de services fédéraux afin de répondre à vos besoins. Service Canada offre des services personnalisés, facilement accessibles à partir d'un même point - par Internet, par téléphone, en personne ou par la poste.