Annexe 6 - Liste des choses à faire et à ne pas faire à l'intention des employeurs : demande, collecte, utilisation et archivage du NAS

Choses à faire

Collectez le numéro d'assurance sociale (NAS) et demandez à tout nouvel employé de présenter sa carte d'assurance sociale dans les trois jours suivant le début de son emploi.
Enregistrez le NAS et le nom de l'employé exactement tels qu'ils apparaissent sur la carte d'assurance sociale.
Si vous avez des doutes sur la validité du NAS d'un employé, communiquez avec le Bureau de l'immatriculation aux assurances sociales de Service Canada (1-800-808-6352 et sélectionnez l'option « 3 ») afin de vérifier le numéro.
Parlez de l'importance de la protection des renseignements personnels et du NAS lors des séances d'orientation pour les nouveaux employés.
Si le NAS d'un nouvel employé commence par « 9 », vérifiez sa carte et assurez-vous que le numéro n'est pas expiré, que le permis de travail délivré par Citoyenneté et Immigration Canada est en règle et que les termes et conditions du permis sont respectées.
Détruisez tous les documents papier qui contiennent des renseignements personnels sur l'employé dès que vous n'êtes plus légalement autorisé à les conserver.
Donnez aux employés l'autorisation d'accéder à tous les renseignements personnels consignés dans leur dossier personnel et/ou l'autorisation de les contester.
Veillez à ce que les renseignements personnels qui figurent dans le dossier des employés soient exacts, complets et à jour.
Conservez les renseignements confidentiels concernant les employés dans un endroit protégé ou dans un système informatique encodé, et ne permettez l'accès à ces renseignements qu'aux personnes autorisées.
Protégez vos renseignements électroniques en choisissant des mots de passe confidentiels qui ont au moins sept caractères. Évitez l'ordre alphabétique ou les successions logiques. Utilisez une combinaison de lettres (majuscules et minuscules), de chiffres et de symboles (par exemple E.E0n2$).

Choses à ne pas faire

Ne demandez jamais le NAS lors de la demande d'emploi ou au cours d'une entrevue.
N'utilisez pas le NAS comme numéro d'identification d'un employé.
N'embauchez jamais quelqu'un qui n'a pas un NAS valide.
Ne communiquez jamais le NAS d'un employé à quiconque, sauf si vous savez que la personne a légalement le droit de connaître cette information (par exemple pour les besoins de l'impôt sur le revenu et des prestations gouvernementales).
N'embauchez jamais une personne dont le NAS est périmé (tous les NAS temporaires ont une date d'expiration correspondant à la date à laquelle leur titulaire n'est plus autorisé à exercer une activité professionnelle au Canada).

Si un NAS est périmé, vous devez demander à son titulaire de présenter une carte d'assurance sociale valide. Si l'employé ne possède pas de carte d'assurance valide, il doit demander un document d'immigration valide, puis présenter une demande de carte d'assurance sociale de remplacement.
N'omettez pas de signaler toute utilisation frauduleuse du NAS. Si vous soupçonnez une utilisation frauduleuse du NAS, communiquez avec Service Canada au 1-800-808-6352 et sélectionnez l'option « 3 » (ou 506-548-7961, de l'extérieur du Canada).
Ne laissez jamais des documents contenant des renseignements personnels concernant un employé, en particulier son NAS, dans un endroit accessible à tous.
Ne gardez aucun renseignement personnel concernant un employé ou un client dont vous n'avez plus besoin.
Ne laissez pas les postes de travail et les ordinateurs de vos employés sans surveillance, car des personnes non autorisées pourraient se procurer des renseignements personnels confidentiels.
Ne communiquez à personne votre mot de passe. Si votre activité exige que vous partagiez un accès aux renseignements confidentiels, changez régulièrement votre mot de passe et restreignez l'accès au système.

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