Le guide de la détermination de l'admissibilité - Chapitre 18



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CHAPITRE 18
POLITIQUE EN MATIÈRE DE PÉNALITÉS

18.7.0

PÉNALITÉS INFLIGÉES À DES TIERS

18.7.1

Introduction

18.7.2

Définition des responsabilités des tiers

18.7.3

Consentement

18.7.4

Prestataires et tiers

18.7.5

Employeurs et tiers

18.7.6

Administrateurs et dirigeants d'une personne morale

18.7 PÉNALITÉS INFLIGÉES À DES TIERS

18.7.1 INTRODUCTION

L' article 38 de la LAE (pénalités infligées aux prestataires) et l' article 39 de la LAE (pénalités infligées aux employeurs) permettent à la Commission d'infliger une pénalité à un tiers agissant au nom d'une personne ou d'une personne morale. La Commission peut aussi enregistrer une violation à l'encontre d'un tiers, quand ce dernier est un assuré.

Pour conclure qu'il y a eu une déclaration trompeuse, on procède de la même manière que lorsqu'il s'agit d'un prestataire ou d'un employeur. La pénalité est calculée de la même façon, et on tient compte des circonstances atténuantes. Un tiers qui agit au nom d'un prestataire est pénalisé en vertu de l'article 38 de la LAE tandis qu'un tiers agissant au nom d'un employeur est pénalisé en vertu de l'article 39 de la LAE.

18.7.2 DÉFINITION DES RESPONSABILITÉS DES TIERS

Les tiers introduisent un nouvel élément dans la détermination des personnes qui doivent rembourser un trop-payé et une pénalité. L'incidence de la présence d'un tiers dans le contexte d'une demande de prestations peut être divisée sommairement comme suit :

• un tiers peut agir au nom d'un prestataire ou d'un employeur, avec ou sans son consentement et à sa connaissance ou non;
• un tiers peut agir en son propre nom, utilisant de manière inappropriée les renseignements ou l'identité d'une autre personne ou d'une autre organisation.

Il y a lieu de déterminer à qui appartient la responsabilité de rembourser le trop-payé et la pénalité. Si un tiers a agi totalement à l'insu d'une personne ou d'un employeur et sans leur consentement, le tiers est responsable des répercussions de ses gestes. Dans une situation extrême, il pourrait s'agir de vols d'identité ou de déclarations trompeuses délibérées d'employeur.

Cependant, un tiers peut uniquement agir comme l'intermédiaire par lequel des renseignements sont communiqués. Par exemple, un tiers peut agir en tant que traducteur pour un prestataire qui a une barrière linguistique ou compléter un relevé d'emploi comme le lui demande son employeur. Si la Commission détermine qu'un tiers a inscrit des renseignements qu'il croyait exacts, on ne peut pas le tenir responsable d'un trop-payé et on ne peut lui infliger une pénalité. Le prestataire ou l'employeur sont responsables de toute dette contractée.

Puisqu'on peut définir un tiers comme une personne qui agit au nom d'une partie intéressée, la considération la plus importante consiste à déterminer si le tiers a agi avec le consentement et à la connaissance de la partie intéressée (c.-à-d. le prestataire ou l'employeur). Tout comme une déclaration trompeuse permet de déterminer si une pénalité sera infligée dans un dossier, l'existence d'un consentement détermine si un tiers sera responsable d'un trop-payé et s'il se verra infliger une pénalité.

18.7.3 CONSENTEMENT

Le consentement peut être explicitée ou sous-entendu. Il peut être restreint à un seul acte précis, ou il peut être donné pour tout un ensemble d'activités. Le consentement peut être accordé par le prestataire ou l'employeur, ou il peut être dirigé par une autorité juridique (comme un exécuteur testamentaire). Le Black's Law Dictionary ¹ définit le consentement comme suit :

Accord, approbation ou permission lié à un certain geste ou à une certaine fin, plus souvent qu'autrement donné volontairement par une personne compétente.

Il définit davantage les termes suivants :

Consentement explicite : consentement énoncé clairement et de manière non équivoque;

Consentement tacite: consentement inféré à partir du comportement d'une personne plutôt qu'exprimé directement.

Ces définitions contiennent trois composantes critiques :

• la permission doit être donnée;
• la permission doit être volontaire;
• la personne donnant le consentement doit être compétente.

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1. Toutes les définitions de consentement sont tirées de la septième édition du Black's Law Dictionary.

18.7.3.1 Consentement explicite

On peut prouver directement un consentement explicite. Dans le cas d'un prestataire, cela prend la forme d'une autorisation écrite. Il peut s'agir d'une lettre, d'une procuration ou d'une autorisation d'agir au nom d'une personne inapte, mais il s'agit toujours d'une preuve documentaire dans laquelle le tiers est officiellement et explicitement autorisé à agir au nom d'un prestataire.

Il peut y avoir une preuve documentaire semblable dans le cas d'un employeur. Il est plus probable qu'un consentement explicite sera intégré dans les conditions et les tâches d'emploi, et particulièrement dans une description de travail écrite. Un employé agit en vertu du consentement explicite d'un employeur si ses tâches incluent précisément la préparation et la communication de renseignements sur la paie qui ont une incidence sur l'admissibilité au bénéfice des prestations d'assurance-emploi. Lorsque l'agent envisage d'infliger une pénalité à un tiers agissant au nom d'un employeur, il doit être en mesure de déterminer de quelle manière le consentement a été donné dans les modalités d'emploi. Cela peut être plus difficile s'il n'y a pas de définition écrite des tâches liées à l'emploi ou si les tâches de l'employé n'incluent pas la préparation et la communication de renseignements sur la paie. Les déclarations verbales des parties intéressées constituent des éléments de preuve, et on les examine afin de déterminer s'il y a une version des événements qui est plus crédible que l'autre ¹. Lorsque l'agent établit la responsabilité, il doit raisonnablement démontrer qu'un employé a agi avec le consentement explicite ou en respectant les directives précises d'un employeur.

Que ce soit dans le cas d'un prestataire ou d'un employeur, s'il n'y a pas de consentement explicite, on doit examiner les éléments de preuve afin de découvrir s'il y avait un consentement sous-entendu.

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1. On aborde plus en détails l'évaluation des éléments de preuve au chapitre 21 du Guide.

18.7.3.2 Consentement tacite

On détermine qu'il y a consentement tacite lorsque des éléments de preuve au dossier indiquent qu'un tiers a été autorisé à agir au nom d'un prestataire ou d'un employeur. La norme de preuve requise est la prépondérance de la preuve. Cela signifie qu'il est plus vraisemblable que moins, que le tiers était autorisé à représenter le prestataire ou l'employeur.

Par exemple, quand un tiers présente la déclaration d'un prestataire à l'aide du numéro d'assurance sociale et du code d'accès de ce dernier, la Commission peut raisonnablement conclure que le tiers a agi avec le consentement du prestataire. On rappelle aux prestataires de garder secret leur code d'accès puisqu'il est utilisé comme signature électronique et identificateur pour gérer les données électroniques liées à une demande. Par conséquent, la décision consciente de fournir ces renseignements à un tiers sous-entend que le prestataire a donné à cette partie la permission ou son consentement, pour qu'elle agisse en son nom. Une fois que la Commission peut raisonnablement conclure qu'il y a consentement, le fardeau de la preuve passe au prestataire, qui doit prouver qu'il n'a pas donné un tel consentement lié à une fausse déclaration précise.

Si un prestataire nie avoir donné son consentement, d'autres éléments de preuve peuvent confirmer ou infirmer qu'il y a eu consentement. Par exemple, lorsque des prestations sont versées aux deux semaines dans un compte bancaire au nom du prestataire, on peut présumer que le prestataire est au courant du paiement. Cela est particulièrement vrai si le nom du prestataire est le seul inscrit à ce compte. Il faut examiner les éléments de preuve, et la conclusion de consentement doit être appuyée par ces éléments de preuve. Dans un même ordre d'idées, si on conclut qu'il n'y avait pas de consentement, il faut soutenir cette conclusion avec des éléments de preuve.

Si un employé a accès aux dossiers du personnel ou de la paie, d'où les renseignements sont tirés, cela signifie que l'employé a agi avec le consentement de l'employeur. Quand un employé non autorisé est responsable de la déclaration trompeuse, l'employeur doit prouver quelles précautions empêchent un employé d'accéder de manière inappropriée aux dossiers ou aux documents (comme les relevés d'emploi). Si les précautions sont inadéquates ou inexistantes, il y a une forte présomption de consentement tacite.

18.7.4 PRESTATAIRES ET TIERS

La loi prévoit l'imposition d'une pénalité qu'à une personne, un prestataire ou une personne qui agit en son nom.

Le prestataire est la personne qui a présenté une demande de prestations ou qui présente des déclarations à toutes les deux semaines. La jurisprudence établit que le prestataire n'est pas nécessairement la personne qui produit la demande ou la personne qui possède le numéro d'assurance sociale. Le prestataire est défini comme étant la personne qui demande des prestations. Un tiers est une personne qui agit au nom du prestataire ou qui affirme agir en son nom ¹.

Habituellement, c'est le prestataire qui rembourse le trop-payé et la pénalité. Lorsqu'il est clair que c'est le tiers qui est responsable de la fausse déclaration en vertu de laquelle des prestations ont été versées, c'est lui qui est responsable de rembourser le trop-payé et la pénalité. Il peut y avoir des cas où il semble y avoir collusion. Dans ces cas, c'est le prestataire qui doit rembourser le trop-payé et la pénalité. Cependant, un agent peut aussi déterminer que les éléments de preuve indiquent que le tiers est celui qui est le plus responsable de la déclaration trompeuse et exercer un pouvoir discrétionnaire en infligeant une pénalité au tiers. La décision doit découler d'un examen judicieux des faits au dossier.

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1. Index jurisprudentiel/pénalité/déclarations signées par un tiers

18.7.5 EMPLOYEURS ET TIERS

L'article 39 de la LAE permet d'infliger plusieurs pénalités liées à la déclaration trompeuse d'un employeur. L'évaluation des pénalités infligées aux employeurs et aux tiers qui agissent en leur nom peut revêtir différents niveaux de complexité. L'employeur et l'entreprise peuvent être la même entité. L'employeur peut être une société multinationale. Il peut être difficile d'affirmer qu'un employeur constitué en société est capable de « savoir » qu'une déclaration trompeuse a été faite. Cependant, les employeurs-personnes morales ont la responsabilité de garantir que seuls des mandataires ou des employés désignés ont accès aux documents de nature délicate comme des relevés d'emploi, et que seuls des employés autorisés peuvent communiquer des renseignements qui ont une incidence sur les demandes de prestations d'assurance-emploi. La négligence et le manque d'attention dans le cadre du contrôle des renseignements peuvent être interprétés comme un consentement tacite et le simple fait de ne pas être au courant d'une déclaration trompeuse ne soulage pas l'employeur de la responsabilité vis-à-vis une pénalité. À l'inverse, une personne morale peut prouver que des mesures de contrôle appropriées sont en place et qu'un employé a abusé de la confiance qu'un employeur avait raisonnablement accordée à l'employé. Lorsque les éléments de preuve appuient un réel manquement à la relation employeur-employé, il n'est peut-être pas approprié d'infliger une pénalité à la personne morale. Un abus de confiance ne peut pas être considéré comme une situation à l'égard de laquelle un employeur consentait aux gestes de son mandataire.

Dans un même ordre d'idées, un employeur peut ou non être responsable d'une déclaration trompeuse d'un dirigeant ou d'un administrateur de la personne morale qui abuse de ses fonctions dans l'entreprise. S'il n'y a pas de consentement explicite ou tacite, il convient davantage d'infliger la pénalité au tiers. Même si la Commission pouvait infliger une pénalité à l'employeur dans tout cas d'abus, sa politique l'oblige à infliger les pénalités à la partie ou aux parties responsables. Lorsque la Commission détermine que l'employeur n'est pas impliqué dans la déclaration trompeuse, elle émettra une lettre de mise en garde ¹. Cela ne signifie pas que la Commission ne peut pas infliger une pénalité à l'employeur et au représentant de l'employeur. Plutôt, la Commission doit déterminer si la responsabilité liée à une fausse déclaration revient à l'employeur avant de déterminer s'il est approprié d'infliger des pénalités à plusieurs parties.

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1. La lettre d'avertissement est une lettre type qui rappelle à l'employeur qu'il doit prévenir toute utilisation abusive des renseignements liés à l'assurance-emploi. Cette lettre n'est pas une pénalité, mais elle souligne à l'employeur sa responsabilité de gérer de manière appropriée les documents et les renseignements de nature délicate.

18.7.6 ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS D'UNE PERSONNE MORALE

Un administrateur, un dirigeant ou un mandataire d'un employeur peut avoir joué un rôle actif ou passif dans le contexte d'une déclaration trompeuse faite à la Commission. Ces personnes peuvent être des employeurs au sens de l'article 39 de la LAE ou peuvent être considérés comme des tiers, selon la nature exacte de la déclaration trompeuse. La Loi ¹ précise les conditions en vertu desquelles une telle personne peut être pénalisée. Un ou plusieurs des actes délictueux suivants doivent être prouvés :

• la personne a demandé ou ordonné qu'on fasse la déclaration trompeuse;
• la personne a autorisé la déclaration trompeuse;
• la personne a convenu ou a accepté que la fausse déclaration soit faite (p. ex. l'a sanctionnée);
• la personne était au courant de la déclaration trompeuse et elle l'a acceptée sans rien dire (c.-à-d. a acquiescé);
• la personne a participé directement à la déclaration trompeuse.

En d'autres mots, si un représentant d'une entreprise participe activement à une déclaration trompeuse ou la permet passivement, il s'expose à une pénalité. Cette pénalité peut s'ajouter à d'autres pénalités infligées. Le critère consiste à déterminer si la Commission peut établir que l'employeur avait consenti de manière explicite ou tacite aux gestes du représentant. Si on peut conclure à un consentement, l'employeur et son représentant peuvent être pénalisés. Si on ne peut pas établir le consentement, la Commission a pour politique de restreindre la pénalité au dirigeant, à l'administrateur ou au mandataire.

La pénalité infligée à un tiers pour un représentant d'entreprise est calculée de la même manière que la pénalité infligée à un employeur. Les éléments de preuve et les normes de preuve requises sont les mêmes.

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1. LAE 39(3)