Renseignements importants pour les employeurs - Modifications à la réglementation touchant les relevés d'emploi électroniques

Le 15 mars, le gouvernement du Canada a apporté deux modifications importantes aux dispositions du Règlement sur l'assurance-emploi touchant les relevés d'emploi.

Seuls les relevés d'emploi que vous envoyez électroniquement grâce aux services en ligne de Service Canada, comme Relevé d'emploi sur le Web (RE Web), sont visés par ces modifications.

Le gouvernement a modifié le Règlement à la demande des employeurs, qui souhaitaient que la production des relevés d'emploi soit harmonisée avec leur cycle de paye. Les modifications adoptées feront en sorte que vous n'aurez plus à modifier aussi souvent les relevés d'emploi déjà produits. Votre fardeau administratif sera également réduit, puisque vous n'aurez plus à imprimer de copies papier des relevés électroniques ni à les poster.

Remarque: Si vous remplissez encore les relevés d'emploi sur papier, ces modifications ne vous touchent pas. Par contre, saviez-vous que vous pouvez remplir les relevés d'emploi électroniquement? Et que, ce faisant, vous n'avez plus à en conserver de copies papier dans vos dossiers, ni à les envoyer par la poste? Pour en savoir plus, consultez la page Gérez les relevés d'emploi.

En quoi les modifications apportées changeront-elles la façon dont je produis les relevés d'emploi?

1. Si vous produisez vos relevés d'emploi électroniquement, vous n'aurez plus besoin d'en imprimer une copie pour vos employés. Lorsque les relevés d'emploi sont envoyés par voie électronique, les données qui s'y trouvent sont transférées automatiquement dans les systèmes informatiques dont Service Canada se sert pour traiter les demandes d'assurance-emploi.

Remarques

Vous devez informer vos employés que vous enverrez leur relevé d'emploi à Service Canada par voie électronique.
Si vos employés veulent obtenir une copie de leur relevé d'emploi, ils doivent consulter la page Mon dossier Service Canada sur notre site Web. Ils peuvent y consulter leur relevé d'emploi et l'imprimer, et ce, la journée même où vous l'avez produit. Les employés peuvent avoir accès à Mon dossier Service Canada à l'adresse suivante : www.servicecanada.gc.ca/fra/enligne/mondsc.shtml.
Il va sans dire que, par courtoisie, si vos employés vous demandent une copie papier de leur relevé d'emploi, rien ne vous empêche de leur en remettre une, même si vous n'êtes plus tenu de le faire.

2. Si votre période de paye est de genre «hebdomadaire», «quinzaine» ou «bimensuel», vous disposez maintenant de 5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle votre employé a cessé de travailler (il doit alors y avoir interruption de la rémunération) pour produire un relevé d'emploi électronique.

Remarque
Si votre période de paye est de genre «mensuel» ou «13 périodes de paye par année» (4 semaines), vous devez produire les relevés d'emploi par voie électronique avant la plus rapprochée des deux dates suivantes :

5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle votre employé a cessé de travailler (il doit alors y avoir interruption de la rémunération);
OU
15 jours après l'interruption de la rémunération.

Exemples

Vous devez savoir que la date limite pour la production des relevés d'emploi électroniques est calculée à partir de la date de fin des périodes de paye et des dates auxquelles les employés ont cessé de travailler (il doit toujours y avoir interruption de la rémunération).

1. Période de paye de genre «hebdomadaire»

Si vous utilisez des périodes de paye de genre «hebdomadaire», vous disposez de 5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle l'employé a cessé de travailler (il doit alors y avoir interruption de la rémunération) pour faire parvenir son relevé d'emploi à Service Canada.

Exemple 1
Martin cesse de travailler le 2 mars 2009, et il y a interruption de sa rémunération. Comme vous utilisez des périodes de paye de genre «hebdomadaire» et que la période de paye pendant laquelle il y a interruption de la rémunération s'étend du 28 février 2009 au 6 mars 2009, vous avez jusqu'au 11 mars 2009 pour produire le relevé d'emploi de Martin.

2. Période de paye de genre «quinzaine»

Si vous utilisez des périodes de paye de genre «quinzaine», vous disposez de 5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle l'employé a cessé de travailler (il doit alors y avoir interruption de la rémunération) pour faire parvenir son relevé d'emploi à Service Canada.

Exemple 2
Ginette cesse de travailler le 2 mars 2009, et il y a interruption de sa rémunération. Comme vous utilisez des périodes de paye de genre «quinzaine», et que la période de paye pendant laquelle il y a interruption de la rémunération s'étend du 28 février au 13 mars 2009, vous avez jusqu'au 18 mars 2009 pour produire le relevé d'emploi de Ginette.

3. Période de paye de genre «bimensuel»

Si vous utilisez des périodes de paye de genre «bimensuel», vous disposez de 5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle l'employé a cessé de travailler (il doit alors y avoir interruption de la rémunération) pour faire parvenir son relevé d'emploi à Service Canada.

Exemple 3
Safina cesse de travailler le 2 mars 2009, et il y a interruption de sa rémunération. Comme vous utilisez des périodes de paye de genre «bimensuel», et que la période de paye pendant laquelle il y a interruption de la rémunération s'étend du 1er au 15 mars 2009, vous avez jusqu'au 20 mars 2009 pour produire le relevé d'emploi de Safina.

4. Période de paye de genre «mensuel»

Si vous utilisez des périodes de paye de genre «mensuel», vous devez produire vos relevés d'emploi avant la plus rapprochée des deux dates suivantes : 5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle votre employé a cessé de travailler (il doit alors y avoir interruption de la rémunération) ou 15 jours après l'interruption de la rémunération.

Exemple 4
Peter cesse de travailler le 2 mars 2009, et il y a interruption de sa rémunération. Comme vous utilisez des périodes de paye de genre « mensuel », et que la période de paye pendant laquelle il y a interruption de la rémunération s'étend du 1er au 31 mars 2009, vous avez jusqu'à la plus rapprochée des deux dates suivantes pour faire parvenir le relevé d'emploi de Peter à Service Canada : le 5 avril 2009 (5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle il y a eu interruption de la rémunération) ou le 17 mars 2009 (15 jours après l'interruption de la rémunération). En l'occurrence, comme c'est le 17 mars qui arrive en premier, vous avez jusqu'à cette date pour produire votre relevé d'emploi.

Exemple 5
Martha cesse de travailler le 30 mars 2009 et il y a interruption de sa rémunération. Comme vous utilisez des périodes de paye de genre «mensuel» et que la période de paye pendant laquelle il y a interruption de la rémunération s'étend du 1er au 31 mars 2009, vous avez jusqu'à la plus rapprochée des deux dates suivantes pour faire parvenir le relevé d'emploi de Martha à Service Canada : le 5 avril 2009 (5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle il y a eu interruption de la rémunération) ou le 14 avril 2009 (15 jours après l'interruption de la rémunération). En l'occurrence, comme c'est le 5 avril qui arrive en premier, vous avez jusqu'à cette date pour produire votre relevé d'emploi.

5. Période de paye de genre «13 périodes de paye par année» (toutes les 4 semaines)

Si vous utilisez des périodes de paye de genre «13 périodes de paye par année» (c'est-à-dire que vous payez vos employés toutes les 4 semaines), vous devez produire vos relevés d'emploi avant la plus rapprochée des deux dates suivantes : 5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle votre employé a cessé de travailler (il doit alors y avoir interruption de la rémunération) ou 15 jours après l'interruption de la rémunération.

Exemple 6
Roberto cesse de travailler le 2 mars 2009 et il y a interruption de sa rémunération. Comme vous utilisez des périodes de paye de genre «13 périodes de paye par année» (c'est-à-dire qu'elles prennent fin toutes les 4 semaines), et que la période de paye pendant laquelle il y a eu interruption de la rémunération s'étend du 1er au 28 mars 2009, vous avez jusqu'à la plus rapprochée des deux dates suivantes pour faire parvenir le relevé d'emploi de Roberto à Service Canada : le 2 avril 2009 (5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle il y a eu interruption de la rémunération) ou le 17 mars 2009 (15 jours après l'interruption de la rémunération). En l'occurrence, comme c'est le 17 mars qui arrive en premier, vous avez jusqu'à cette date pour produire votre relevé d'emploi.

Exemple 7
Juliette cesse de travailler le 23 mars 2009. Comme la période de paye pendant laquelle il y a interruption de la rémunération s'étend du 1er au 28 mars 2009, vous avez jusqu'à la plus rapprochée des deux dates suivantes pour faire parvenir le relevé d'emploi de Juliette à Service Canada : le 2 avril 2009 (5 jours après la fin de la période de paye pendant laquelle il y a eu interruption de la rémunération) ou le 7 avril 2009 (15 jours après l'interruption de la rémunération). En l'occurrence, comme c'est le 2 avril qui arrive en premier, vous avez jusqu'à cette date pour produire votre relevé d'emploi.