Comment remplir le formulaire ' Demande de renseignements - Registres de paie ' (INS 5097)
Conformément au paragraphe 126(14) de la Loi sur l'assurance-emploi, Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a l'autorisation de demander aux employeurs des renseignements sur des personnes nommées.
RHDCC et Service Canada ont créé deux programmes visant à réduire le nombre de formulaires « Demande de renseignements – Registres de paie » que vous recevez et à vous simplifier la tâche lorsque vous devez les remplir. Pour en savoir plus, reportez vous au Système automatisé des données sur la rémunération et au Programme d’avis d’embauchage.
Pour remplir les formulaires « Demande de renseignements – Registres de paie » correctement, veuillez lire les instructions et les consignes ci après.
Instructions: Cliquez sur le pointeur en forme de main qui apparaît à chaque bloc du formulaire pour accéder à la description détaillée au bas du formulaire.
Recto - Description détaillée des blocs
1) Bloc des renseignements
La partie supérieure du formulaire « Demande de renseignements – Registres de paie » comporte les données suivantes :
- Type de programme,
- Nom de l’employé/prestataire,
- Nom d’insigne ou de registre de paie de l’employé,
- Numéro d’assurance sociale (NAS) de l’employé/prestataire,
- Date à laquelle le formulaire a été préparé,
- Date à laquelle l’on attend votre réponse (AR),
- Date du début de la période de prestations (DPP) de la demande en cause,
- Numéro de téléphone à composer pour obtenir de l’aide. Il s’agit habituellement de celui de la personne qui a envoyé le formulaire.
2) Bloc de l'adresse
L’adresse de votre entreprise figure du côté gauche de cette partie. L’adresse du Centre Service Canada où le formulaire doit être retourné apparaît du côté droit.
Une fois le formulaire rempli, veuillez le retourner dans l’enveloppe fournie en vous assurant que l’adresse du Centre Service Canada paraît dans la fenêtre de l’enveloppe.
3) Bloc du texte
Veuillez lire le texte attentivement. On vous demande d’abord de cocher la case OUI ou NON à la question suivante : « Est-ce que cette personne a travaillé pour la(les) semaine(s) indiquée(s) ci-après ou a-t-elle reçu une rémunération pendant cette période? »
Si la personne a travaillé au cours d’une période à l’égard de laquelle aucune rémunération n’a été payée, vous devez expliquer pourquoi en inscrivant un commentaire dans le bloc « Information additionnelle », au verso du formulaire (p. ex. vendeur ou vendeuse). Vous devez déclarer toute la rémunération brute versée par semaine civile, soit du dimanche au samedi. Cette information est extrêmement importante, car les prestations d’assurance emploi sont payées du dimanche au samedi. Pour fournir ces renseignements, vous pourriez devoir consulter vos cartes de temps.
Veuillez retourner le formulaire au plus tard à la date indiquée, sinon vous pourriez recevoir un deuxième formulaire de demande de renseignements.
4) Bloc sur les données de paye
La partie portant sur les données de paie comprend trois sections ayant chacune trois colonnes :
La première colonne est à l’usage exclusif du bureau ;
La deuxième colonne indique la date du dimanche de la semaine à l’égard de laquelle les renseignements sont demandés. (Assurez vous d’indiquer toute la rémunération versée en fonction des semaines civiles, du dimanche au samedi) ;
Dans la troisième colonne, vous devez indiquer toute la rémunération brute, même si elle n’est pas assurable.
Remarque: Les semaines visées par la demande de renseignements sont indiquées à la suite l’une de l’autre horizontalement et non pas verticalement.
5) Bloc du message
Ce bloc sert à vous demander de fournir des renseignements additionnels ou des explications sur un renseignement précis. Par exemple, si vous avez émis un relevé d’emploi indiquant que le motif de la cessation d’emploi est « Autre », nous pourrions vous demander de fournir des explications dans la partie « Information additionnelle » au verso du formulaire.
Dans les cas où le motif de cessation peut constituer un problème, il est important que vous fournissiez tous les renseignements sur les circonstances de la cessation d’emploi de l’employé.
Verso - Description détaillée des blocs
6) Bloc sur les autres sommes versées
Servez-vous de ce bloc pour inscrire les renseignements sur d’autres sommes qui pourraient avoir été versées à l’employé au cours des semaines indiquées à la partie portant sur les données de paie. Vous trouverez une liste des autres sommes que nous vous demandons de déclarer au verso du formulaire.
Veuillez également indiquer si ces sommes étaient comprises dans la rémunération brute que vous avez inscrite à la partie portant sur les données de paie.
Il est important que vous preniez le temps d’indiquer et de décrire toutes les autres sommes versées, car elles peuvent constituer une rémunération aux fins des prestations d’assurance-emploi.
7) Bloc de l'information additionnelle
Cette partie sert principalement à inscrire les renseignements concernant le motif de cessation d'emploi de l’employé. Vous devriez également utiliser cet espace pour expliquer toutes les autres sommes qui peuvent avoir été versées ou pour fournir tout autre renseignement de nature à nous aider à protéger l’intégrité du Compte d’assurance emploi.
8) Bloc sur la protection des renseignements personnels et la confidentialité des données
Vous trouverez dans cette partie l’information concernant le droit du prestataire d’accéder aux renseignements que vous fournissez.
Les renseignements que vous fournissez sont confidentiels. Ils servent uniquement à l’administration de la Loi sur l’assurance-emploi.
Votre collaboration est essentielle à la protection de l’intégrité du Compte d’assurance-emploi auquel vous contribuez.
9) Bloc sur l'attestation
Il est extrêmement important de remplir la partie de l’attestation. Vous indiquez ainsi que les renseignements que vous avez fournis sont corrects. Cette partie sert également à inscrire le nom d’une personne avec qui nous pourrons communiquer pour obtenir des renseignements additionnels. Veuillez vous assurer de signer le formulaire et d’inscrire votre numéro de téléphone.